Sichere Lieferketten: Erfolgsfaktor Versand- und Logistikkosten

Nur 6 Schritte, um deine Logistik zu optimieren

Die folgenden 6 Tipps sollen dich bei der Optimierung deiner Versandprozesse unterstützen und aufzeigen, welche Schritte du beachten solltest und was eine All-in-One Buchungs- und Versandplattform leisten kann, um Kosten und Ressourcen beim Versand zu minimieren.

1. Lieferkette analysieren: Was beansprucht am meisten Zeit und Ressourcen in meinem Versandprozess?

Überprüfe und identifiziere die Bereiche, die beim Versand am anfälligsten für Verzögerungen sind und Personal im Unternehmen binden.

Am Anfang deines Versands steht immer die Suche nach einem passenden Versanddienstleister und den jeweiligen Versandkonditionen. In der Regel beginnst du mit einer aufwändigen Suche auf den Seiten der einzelnen Carrier und versuchst, je nach Anforderung, die schnellste und/oder kostengünstigste Lösung zu finden. Das ist zeitraubend, nicht zuletzt, weil die Kosten nicht immer transparent im Vergleich abgebildet werden. Hinzu kommt, dass du aufgrund geringer Versandvolumina und ohne Vertragsbindung geringe Chance hast, namhafte Carrier zu attraktiven Versandkonditionen zu buchen.

Eine Multi-Carrier Versandplattform für Unternehmen kann dich hierbei enorm unterstützen. Nach der kostenlosen Registrierung bekommst du direkt eine Übersicht über alle verfügbaren Versanddienstleister und die Versandkosten werden dir in einer tabellarischen Übersicht transparent angezeigt. Und das Ganze ohne Vertrags- und Volumenbindung.

2. Lieferengpässe identifizieren: Was verlangsamt den Versandfluss meiner Waren?

Identifiziere die Bereiche deiner Lieferkette, die den Versandfluss deiner Waren stören. Folgende Ursachen können deinen Versandprozess verlangsamen oder gar unterbrechen und können so den Weg deiner Waren unkontrollierbar machen.

• Geopolitische Auswirkungen (Naturkatastrophen, Kriege, Lockdowns, etc.)

• Unzuverlässige (unbekannte) Versanddienstleister

• Keine Übersicht über die Lieferzeiten

• Mangelnde Kommunikation mit deinen Lieferanten und Logistikpartnern (s. auch Schritt 3 und 6)

• Intransparente Sendungsverfolgung

• Fehlende Dokumente, Angaben im Verzollungsprozess

• Aufwändiges Reklamationsmanagement

Bei allen diesen Herausforderungen empfehlen wir dir, mit erfahrenen Versandexperten zusammenzuarbeiten. Diese können dir viel Arbeit abnehmen: So erhältst du zeitgleich mit dem Preisvergleich einen Überblick über die Lieferzeiten. Ab der ersten Buchung übernehmen weltweit agierende Carrier deinen Transport und kümmern sich auch um die Zollformalitäten. Die große Auswahl an Versanddienstleistern erlaubt dir, auch in Krisenzeiten gegebenenfalls deinen Versand umzubuchen bzw. alternative Transportrouten zu finden, also flexibel zu sein.

Ein weiteres Plus: Wenn du dringende Rückfragen hast, wie etwa bei Reklamationen, steht dir der LetMeShip Customer Service immer persönlich telefonisch oder via E-Mail zur Verfügung. Bei uns erwarten dich keine nervigen Warteschleifen oder Chatbots, sondern echte Menschen mit Logistik-Know-how, die dich zeitnah bei deinem Versand unterstützen.

3. Effektive Kommunikation sicherstellen: Wie kann ich Sprachbarrieren und Preisverhandlungen bei meiner Versandbuchung vermeiden?

Die effektive Kommunikation ist entscheidend, für eine optimierte Lieferkette. Stelle sicher, dass deine Lieferanten und Logistikpartner bei einem Versand über alle notwendigen Informationen verfügen, um die Lieferungen pünktlich und problemlos bearbeiten zu können. Dazu gehören u.a. benötigte zollrelevante Handelsdokumente für Im- oder Exporte, Datenangaben, aber auch die Abstimmung bzgl. der gebuchten Carrier und der anfallenden Versandkosten.

Bei der Buchung über eine B2B-Versandplattform entfällt bereits die Auswahl der Carrier. Denn du triffst die Entscheidung, welchen Carrier du zu welchen Versandkonditionen buchst. Benötigte Angaben für den Zoll werden hier auch gleich mit abgefragt und der gewählte Carrier begleitet deinen Versand zudem durch den Verzollungsprozess. Wenn du sicherstellen möchtest, dass auch deine Lieferanten nur bestimmte Carrier zu deinen Konditionen buchen, hast du die Möglichkeit Lieferanten zu deinem Account einzuladen und dies vorab festzulegen. So entfallen Preisverhandlungen oder Unstimmigkeiten in fremder Sprache und du hast jederzeit die Kontrolle über deine Versandkosten. Mehr Details zur Lieferantenanbindung erfährst du in Schritt 6.

4. Planungssicherheit innerhalb der Lieferkette: Welche Technologien und Services können dich bei deinem Versand unterstützen?

Im Vorfeld solltest du einmal die Anforderungen an den Versand innerhalb deines Unternehmens klären. Denn eine genaue Vorhersage der Bedürfnisse kann dir helfen, deinen Versand effektiver zu planen und zu steuern. Insbesondere im produzierenden Bereich ist das vorrangigste Ziel, die Versorgung und damit den (laufenden) Betrieb sicherzustellen. Denn häufig hängt bei Industrieunternehmen die Produktion von nur einigen wenigen oder gar nur einem Lieferanten ab. Immerhin hängt bei 30 Prozent der österreichischen Industrieunternehmen die Produktion von nur einigen wenigen oder gar nur einem Lieferanten ab.⁵ Dem Thema Planbarkeit und Verlässlichkeit beim Versand kommt damit noch mehr Bedeutung zu.

Häufig sind die Versandanforderungen in KMU vielfältig und reichen vom Paket- über den Paletten- bis hin zum Dokumentenversand, national wie international, inner- oder außerhalb der EU. Dementsprechend sollte auch die Versandlösung für Unternehmen ein Höchstmaß an Flexibilität, Transparenz und Vorhersagegenauigkeit bieten.

Der Nutzen einer Multi-Carrier Versandplattform liegt klar auf der Hand: In einem All-in-One-System werden dir transparent Preise und Lieferzeiten aller für deinen Versand verfügbaren Carrier angezeigt. Mit einer Vielzahl an Versandoptionen, wie Standard oder Express, dem Versand von Gefahrgut oder einem unserer Special Services, wie dem Luftfrachtversand, kannst du sowohl wiederkehrende als auch adhoc Sendungen auf den Weg bringen. Und wenn alle Stricke reißen, hilft dir unser persönlicher Customer Service.

5. Versandprozesse automatisieren: Was kannst du tun, um Zeit und Ressourcen einzusparen?

Um die Geschwindigkeit und Effizienz deiner Lieferkette zu erhöhen, empfehlen wir dir, so viele Schritte wie möglich zu automatisieren. Das gilt auch für deinen Versand- bzw. Buchungsprozess. Dieser ist häufig zeitaufwändig und erschwert einen Überblick über alle gebuchten Sendungen und Lieferanten, insbesondere in produzierenden Unternehmen. Ein automatisierter Versandprozess – vom Preisvergleich, über die Buchung und Sendungsverfolgung bis hin zum Lieferantenmanagement – kann dir helfen, Fehler zu minimieren und Zeit und Ressourcen zu sparen. Ein automatisierter Versandprozess heißt außerdem:

• Der von dir beauftragte Carrier begleitet deine Sendung nicht nur sicher von A nach B, sondern auch durch den Zollprozess.

• Digitalisierte Handelsdokumente können unkompliziert an einer Stelle hochgeladen werden und stehen deinem Carrier sofort zur Verfügung.

• Ab deiner Buchung bekommst du über die integrierte Sendungsverfolgung automatisierte Updates, wo deine Ware sich befindet.

• Das Rechnungsarchiv speichert die Rechnung all deiner gebuchten Carrier, so dass du diese jederzeit einsehen/kontrollieren kannst.

• Im Fall einer Reklamation kann du diese schnell und unkompliziert online eingeben. 

6. Lieferantenmanagement verbessern: Wie kann ich meine Lieferanten und Lieferantenkosten verwalten und überblicken?

Deine Lieferanten sind ein wichtiges Glied innerhalb deiner Lieferkette. Um so wichtiger ist es, deren Leistungen einmal zu prüfen und sich folgende Fragen zu stellen: Kommen meine Waren zum vereinbarten Termin an? Stimmt die Qualität des Versands? Sind die Versandkosten für mein Unternehmen vertretbar?

Bei einer Vielzahl an Lieferanten in unterschiedlichen Ländern kann ihre Kontrolle und die der anfallenden Transportkosten oft schwierig sein. Insbesondere dann, wenn du die Sendungen über verschiedene Carrier-Seiten in verschiedenen Systemen buchst und später im Sendungsstatus nachverfolgen musst. Das macht auch einen Gesamtüberblick über die Kosten aller gebuchten Sendungen nahezu unmöglich, mal abgesehen von der Zeit, die du dafür aufbringen musst.

Hier empfiehlt sich eine Versandplattform, die dir die Kontrolle und Verwaltung aller deiner Lieferanten in einem System ermöglicht. Du hast bei LetMeShip die Möglichkeit, alle deine Lieferanten zu deinem Account einzuladen, national wie international.

Die Lieferantenanbindung – Volle Kostenkontrolle

Wenn du einen Lieferanten zu deinem Account einlädst, ist dieser direkt mit deinem Konto verknüpft. Das bedeutet, dass er zu deinen Konditionen bucht, die bei uns für dich hinterlegt sind. Durch die Versandbuchung aus einer Hand schaffst du mehr Transparenz und erhältst immer attraktive Versandkonditionen. Ein zusätzlicher Vorteil: Die Verfügbarkeit von Versanddienstleistern und Services kann von dir gesteuert werden und je nach Lieferant ein- und ausgeschaltet werden.

Als Accountinhaber (Administrator) entscheidest du darüber, was dein Lieferant einsehen kann und was nicht. So kannst du unter anderem die Preisansicht deaktivieren. In diesem Fall werden deinen Lieferanten lediglich die verfügbaren Versanddienstleister und die Buchungsmaske angezeigt. Zudem hast du die Möglichkeit, Pflichtfelder für die eigene Prozessoptimierung zu definieren. Das könnte beispielsweise die verpflichtende Eingabe einer Lieferreferenz sein, z.B. eine Bestellnummer, eine Supplier-Identifikation, oder eine wichtige Information für deinen Wareneingangsprozess. Definiere, ob dein Lieferant nur an festgelegte Adressen versenden darf und welche Transportdienstleister/Services zur Auswahl stehen. Der eingeladene Lieferant sieht keine sensiblen Daten aus deinem Benutzerkonto. Wenn du die Benachrichtigungsfunktion aktiviert hast, erhältst du bei Buchung eine Bestätigungsmail mit einem Tracking-Link, so hast du immer alle Lieferanten-Sendungen im Blick.

Die Abrechnungen erfolgen über deinen Account. Somit hast du jederzeit Einblick in sämtliche Rechnungen, da diese an deine hinterlegte Adresse gesendet werden, auch wenn dein Lieferant für die Buchung verantwortlich ist. Alle Sendungen, die ein im Ausland sitzender Lieferant bucht, werden im System als Import-Sendungen angezeigt. Du bleibst der Hauptansprechpartner und hast jederzeit die Kontrolle über Services und Versandkosten.