Cadenas de suministro seguras: los costes de transporte y logística como factor clave del éxito

Sólo 6 pasos para optimizar tu logística

Los siguientes 6 consejos están diseñados para ayudarte a optimizar tus procesos de envío y mostrarte qué pasos se deben seguir y qué puede hacer una plataforma de reservas y envíos todo en uno para minimizar los costes y recursos de envío.

1. Analiza la cadena de suministro: ¿Qué es lo que consume más tiempo y recursos en mi proceso de envío?

Revisa e identifica las áreas del proceso de envío que son más susceptibles de sufrir retrasos e inmovilizan al personal de la empresa. 

Cuando empezamos a realizar envíos, siempre hay que buscar un proveedor de servicios de envío adecuado y con las condiciones de envío necesarias. Normalmente se empieza con una búsqueda exhaustiva en las páginas de los distintos transportistas y se intenta encontrar la solución más rápida y/o barata, en función de las necesidades. Esto lleva mucho tiempo, sobre todo porque los costes no siempre se muestran de forma transparente en la comparación. Además, se tienen pocas posibilidades de contratar transportistas de renombre con condiciones de envío atractivas debido a que aun se tienen bajos volúmenes de envío y a que es necesario firmar un contrato con estos transportistas.

Una plataforma de envío multitransportista para empresas puede ayudar enormemente en este sentido. Tras el registro gratuito, se obtiene una visión general de todos los proveedores de servicios de envío disponibles y todos los costes se muestran de forma transparente en una tabla. Y todo ello sin ningún tipo de contrato ni compromisos de volumen.

2. Identifica los cuellos de botella en el suministro: ¿Qué está ralentizando el flujo de mis mercancías?

Identifica las áreas de tu cadena de suministro que interrumpen el flujo de mercancías. Las siguientes causas pueden ralentizar o incluso interrumpir el proceso de envío, haciendo que el movimiento de las mercancías sea incontrolable.

• Impactos geopolíticos (catástrofes naturales, guerras, cierres patronales, etc.)

• Proveedores de servicios de envío poco fiables (desconocidos)

• Falta de control de los plazos de entrega

• Falta de comunicación con los proveedores y socios logísticos (ver también los pasos 3 y 6)

• Seguimiento poco transparente de los envíos

• Falta de documentos, detalles en el proceso de despacho de aduanas

• Gestión de reclamaciones que llevan mucho tiempo

Para todos estos retos, recomendamos trabajar con expertos en envíos. Pueden quitar mucho trabajo de encima al obtener una visión general de los plazos de entrega al mismo tiempo que la comparación de precios. Desde la primera reserva, los transportistas con presencia en todo el mundo se encargarán de tus trámites de transporte y aduanas. La amplia selección de proveedores de servicios de transporte permite encontrar siempre una opción posible incluso en tiempos de crisis; en otras palabras, nos permite ser flexibles.

Otra ventaja: si hay necesidades urgentes, como reclamaciones, el servicio de atención al cliente de LetMeShip está siempre a tu disposición personalmente por teléfono o correo electrónico. Con nosotros no hay molestas colas ni chatbots esperándote, sino personas reales con experiencia en logística que te apoyarán en todo lo necesario para tu envío.

3. Garantizar una comunicación eficaz: ¿Cómo puedo evitar las barreras lingüísticas y las negociaciones de precios en mi reserva de envío?

Una comunicación eficaz es crucial para optimizar la cadena de suministro. Asegúrate de que tus proveedores y socios logísticos disponen de toda la información necesaria para procesar los envíos en tiempo y sin problemas. Esto incluye, entre otras cosas, los documentos comerciales necesarios relacionados con las aduanas para las importaciones o exportaciones, y todos los detalles del envío, pero también la coordinación relativa al transportista reservado y los gastos de envío incurridos.

Al reservar a través de una plataforma de envíos B2B, tú decides qué transportista quieres utilizar para cada envío y qué servicio elegir según las necesidades de cada envío en concreto. En este mismo proceso se adjunta también la información necesaria para la aduana y el transportista realiza el proceso de despacho de aduanas de tu envío. Por otro lado, si quieres asegurarte de que tus proveedores sólo reserven con determinados transportistas según las condiciones acordadas, tienes la opción de invitar a tus proveedores a tu cuenta y definir las condiciones de envío que quieres que utilicen. Esto elimina la necesidad de negociaciones de precios o discrepancias en otros idiomas y te da el control sobre los gastos de envío en todo momento. Encontrarás más detalles sobre la conexión con proveedores en el paso 6.

4. Planificar la seguridad dentro de la cadena de suministro: ¿Qué tecnologías y servicios pueden ayudar en la gestión de envíos?

Con antelación, es necesario tener claras las necesidades de envío de tu empresa para planificar y controlar los envíos con mayor eficacia. Especialmente en el sector manufacturero, el objetivo más importante es garantizar el suministro y, por tanto, el funcionamiento (continuado).

Esto se debe a que la producción en las empresas industriales a menudo depende de unos pocos o incluso de un solo proveedor. El tema de la planificabilidad y la fiabilidad en el transporte es, por tanto, aún más importante.

A menudo, las necesidades de envío de las PYME son variadas y van desde el envío de paquetes a palés, pasando por el envío de documentos, a nivel nacional e internacional, dentro o fuera de la UE. En consecuencia, la solución de envío para las empresas también debe ofrecer la máxima flexibilidad, transparencia y precisión predictiva.

A menudo, las necesidades de envío de las PYME son variadas y van desde el envío de paquetes a palés, pasando por el envío de documentos, a nivel nacional e internacional, dentro o fuera de la UE. En consecuencia, la solución de envío para las empresas también debe ofrecer la máxima flexibilidad, transparencia y precisión predictiva.

5. Automatiza los procesos de envío: ¿Qué puedes hacer para ahorrar tiempo y recursos?

Para aumentar la velocidad y la eficacia de tu cadena de suministro, te recomendamos que automatices tantos pasos como sea posible. Esto también se aplica al proceso de envío y reserva, ya que suele llevar mucho tiempo y puede dificultar el seguimiento de todos los envíos reservados, especialmente en las empresas de fabricación. Un proceso de envío automatizado -desde la comparación de precios, la reserva y el seguimiento hasta la gestión de proveedores- puede ayudar a minimizar los errores y ahorrar tiempo y recursos. Un proceso de envío automatizado también supone:

• El transportista elegido para el envío no sólo lo acompaña de forma segura de A a B, sino también a través del proceso aduanero.

• Los documentos comerciales digitales se cargan fácilmente en el sistema y están a disposición inmediata del transportista.

• Desde el momento en que realiza la reserva, recibes actualizaciones automáticas sobre la ubicación de las mercancías a través del seguimiento de envíos integrado.

• El archivo de facturas almacena las facturas de todos las transportistas contratados para poder descargarlas en cualquier momento.

• En caso de incidencia, puedes acceder a la sección de reclamaciones online de forma rápida y sencilla.

6. Mejorar la gestión de proveedores: ¿Cómo puedo gestionar y hacer un seguimiento de mis proveedores y de sus costes?

Los proveedores son un eslabón importante de la cadena de suministro. Por eso es tan importante comprobar su rendimiento y hacerse las siguientes preguntas: ¿Llegan mis mercancías en la fecha acordada? ¿Es correcta la calidad del envío? ¿Los gastos de envío son razonables para mi empresa?

Con un gran número de proveedores en distintos países, a menudo puede resultar difícil controlarlos, así como tener control sobre los gastos de transporte en los que se incurre. Sobre todo si se reservan los envíos a través de diferentes transportistas en diferentes sistemas y hay que hacer un seguimiento posterior. Esto también hace que sea casi imposible obtener una visión completa de los costes de todos los envíos reservados, por no mencionar el tiempo que se tiene que dedicar a toda esta gestión. 

Se recomienda el uso de una plataforma de envíos ya que permite controlar y gestionar todos los proveedores en un solo sistema. Con LetMeShip, tienes la opción de invitar a todos tus proveedores a tu cuenta, tanto a nivel nacional como internacional.

La conexión con el proveedor – Control total de los costes

Cuando invitas a un proveedor a tu cuenta, éste queda directamente vinculado a dicha cuenta. Esto significa que puede reservar los envíos que debes recibir con tus mismas condiciones. Al reservar los envíos desde una sola fuente, tienes más transparencia y controlas los gastos. Una ventaja adicional:  para cada proveedor puedes decidir qué transportistas y servicios quieres que utilice, desactivando el resto de servicios. 

Como titular de la cuenta (administrador), decides lo que tu proveedor puede y no puede ver. Entre otras cosas, puedes desactivar la vista de precios. En este caso, a tus proveedores sólo se les mostrarán los proveedores de envío disponibles y la pantalla de reserva. También tienes la opción de definir campos obligatorios para optimizar tu propio proceso. Por ejemplo, se puede configurar el sistema para solicitar la introducción obligatoria de una referencia de entrega, un número de pedido, una identificación del proveedor o información importante para el proceso de recepción de mercancías. Define si tu proveedor sólo puede realizar envíos a direcciones específicas y qué proveedores/servicios de transporte están disponibles para cada proveedor. El proveedor invitado no verá ningún dato sensible de tu cuenta de usuario. Si has activado la función de notificación, recibirás un correo electrónico de confirmación con un enlace de seguimiento cuando el proveedor realice una reserva, por lo que siempre tendrás una visión general de todos los envíos del proveedor.

Las facturas se envían a través de tu cuenta. Esto significa que puedes ver todas las facturas en cualquier momento, ya que se envían a la dirección que hayas definido, incluso aunque el proveedor haya realizado la reserva. Todos los envíos reservados por un proveedor con sede en el extranjero se muestran en el sistema como envíos de importación. Tú sigues siendo la persona de contacto principal y tienes el control sobre los servicios y los gastos de envío en todo momento.