Paket richtig beschriften: Ein Leitfaden für den fehlerfreien Versand mit DHL, UPS, FedEx & Co

Damit Ihre Pakete sicher am Ziel ankommen, muss das Paket für einen Paketversand richtig beschriftet sein. Nur so können Versanddienstleister wie DHL, Hermes und Co. das Adressetikett auslesen und das Paket termingerecht zustellen. Die richtige Etikettierung verhindert Verzögerungen bei der Zustellung, vermeidet Retouren und Zusatzkosten.

Ein falsch beschriftetes Paket kostet im Geschäftsalltag Zeit, Geld und Kundenzufriedenheit. Dieser Leitfaden zeigt, wie man es richtig macht – manuell und automatisiert. Und, wir zeigen, dass die professionelle Beschriftung mit einer Versandplattform alle Probleme auf einmal löst.

Die goldene Regel bei der manuellen Beschriftung von Paketen: Die Empfängeradresse gross und zentral auf die grösste Oberfläche des Pakets, die Absenderadresse kleiner und links oben in der Ecke.

Warum ist das so?

Automatische Sortieranlagen in Paketzentren arbeiten mit Kameras, Scannern und Förderbändern, um jedes Paket möglichst schnell der richtigen Zielregion zuzuordnen.

Wenn die Empfängeradresse gross und zentral auf der grössten Fläche steht, kann sie vom optischen Scanner leicht erkannt und automatisch gelesen werden. Das System verknüpft diese Information mit dem richtigen Zielort, sodass das Paket automatisch über Förderbänder und Weichen in die richtige Richtung weitergeleitet wird.

Die Absenderadresse ist dagegen nur im Ausnahmefall relevant (z. B. bei Rücksendungen oder Unzustellbarkeit). Deshalb sollte sie kleiner und oben links stehen, damit die Scanner sie nicht mit der Empfängeradresse verwechseln. Eine falsche Platzierung oder schlechte Lesbarkeit kann dazu führen, dass das Paket manuell bearbeitet oder falsch sortiert wird — was Verzögerungen verursacht.

• Nicht über Kanten oder Ecken kleben – das Etikett muss auf einer glatten, ebenen Fläche liegen, damit Scanner es vollständig lesen können.
• Nicht auf Klebeband oder Folie kleben – glänzende Oberflächen können Reflexionen verursachen, die Barcodes unlesbar machen.
• Nicht über alte Etiketten oder Barcodes kleben – alte Informationen können vom Scanner erkannt werden und zu Fehlsortierungen führen.
• Nicht zu klein oder zu gross drucken – das Label sollte im Standardformat (z. B. DIN A6) sein, damit der QR Code korrekt gelesen wird.
• Nicht auf der Seite oder Unterseite des Pakets anbringen – das Etikett gehört zentral auf die grösste, flachste Oberfläche.
• Nicht beschädigt, verschmiert oder geknickt aufkleben – ein sauberes, unversehrtes Etikett ist Voraussetzung für maschinelles Scannen.
• Nicht zu nah an die Paketkanten kleben – mindestens 2 cm Abstand zum Rand einhalten, um Beschädigungen zu vermeiden.

Auf dem Versandschein Vordruck finden Sie die Felder für alle relevanten Daten und die nötigen Adressfelder. Wenn der Paketschein korrekt ausfüllt ist, erfüllen Sie so automatisch alle Vorgaben, damit das Paket sicher beim Empfänger ankommt.

Dazu gehören:

• Name des Empfängers (und ggf. Unternehmensname)
• aktuelle Empfänger-Adresse inkl. Postleitzahl
• gegebenenfalls weitere Versanddetails (z.B. Bestimmungsland, Telefonnummer)
• korrekter Absendername und -adresse

Wie muss man ein Paket richtig beschriften? Manuelles vs. Professionelles Versandetikett

Fazit für B2B-Unternehmen:
Während handbeschriftete Pakete in Ausnahmefällen ausreichend sein können, sind gedruckte Versandetiketten der Standard für professionellen Versand. Sie sorgen für schnellere Abläufe, geringere Fehlerquoten und eine professionelle Aussenwirkung – entscheidend für Kundenzufriedenheit und Effizienz in der Logistik.

Die Grundprinzipien für die Beschriftung von Etiketten (Empfänger gross, Absender klein) sind universell und gelten in der Regel auch für alle anderen Versanddienstleister u.a. für UPS, FedEx und andere.

Ein DHL Paketschein als Aufkleber für Pakete und Päckchen liegt in den meisten Postfilialen aus und ist kostenlos. Füllen Sie die Etiketten aus, schreiben Sie idealerweise in Druckbuchstaben und kleben Sie diese auf die Oberseite Ihres Pakets. Alternativ bietet DHL auch die Möglichkeit das Versandetikett direkt als PDF herunterzuladen und auszudrucken. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die Vor- und Nachteile der Etikettierungsoptionen:

• Das Versandlabel wird digital erstellt – z. B. über das Kundenportal eines Versanddienstleisters oder eine Versandsoftware.
• Man bezahlt online, erhält den Paketschein als PDF zum Download und druckt die Etiketten selbst aus.
• Vorteil: Schneller, günstiger und automatisiert – Adressdaten werden digital erfasst, Barcodes sind sofort maschinenlesbar.
• Ideal für regelmässige oder B2B Sendungen, da sich Daten leicht wiederverwenden und Prozesse integrieren lassen.

• Das Versandetikett wird für Privatkund:innen in einer Postfiliale oder Paketshop erstellt.
• Man schreibt die Empfänger- und Absenderdaten handschriftlich in Druckbuchstaben auf den Aufkleber oder lässt sie vom Mitarbeitenden eintragen.
• Vorteil: Keine Drucker nötig, persönliche Beratung möglich.
• Nachteil: Langsamer und meist teurer, da der Prozess manuell erfolgt und kein digitales Tracking vorab verfügbar ist.

Kurz gesagt: Online-Frankierung steht für digitale, automatisierte Versandabwicklung, während der Filial-Kauf eher manuell und traditionell funktioniert – geeignet für gelegentliche, nicht für regelmässige Geschäftssendungen.

Bei sehr kleinen Paketen oder Päckchen ist der verfügbare Platz für das Versandetikett begrenzt. Damit die Sendung dennoch problemlos von automatischen Sortieranlagen verarbeitet werden kann, müssen alle Adresselemente und Barcodes vollständig auf einer einzigen, glatten Fläche Platz finden.
Wichtig dabei:

• Das Etikett darf nicht geknickt oder über Kanten geklebt werden – geknickte Barcodes sind häufig nicht mehr maschinenlesbar.
• Gegebenenfalls ein kompaktes Label-Format (z. B. DIN A6) wählen oder die Verpackung anpassen.
• Darauf achten, dass die Oberfläche frei von Kleberesten oder alten Labels ist, da diese die Scannbarkeit beeinträchtigen.

Für B2B-Versender gilt: Bei sehr kleinen Sendungen, die regelmässssg verschickt werden, lohnt sich oft der Einsatz von etikettenfreundlichen Versandverpackungen oder Lieferscheintaschen im Mini-Format, um die Prozesssicherheit zu erhöhen.

Wenn Sie ein grosses Paket versenden möchten, ist die Herausforderung weniger der Platz, sondern die Sichtbarkeit und richtige Positionierung des Versandetiketts. Durch die Grösse können Pakete in Sortieranlagen unterschiedlich erfasst werden – daher sollte das Label optimal sichtbar und nicht durch Banderolen, Gurte oder Klebeband verdeckt sein.

Empfehlungen:

• Das Etikett zentral auf die grösste, flachste Seite kleben.
• Keine Folien, Gurte oder Umreifungen dürfen über den Barcode laufen.
• Falls das Paket viele potenzielle Flächen hat (z. B. bei grossen, flachen Kartons), sicherstellen, dass nur eine Seite die komplette Adress- und Labelinformation trägt, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Bei sehr grossen Sendungen mit Palettenbindung empfiehlt sich eine zusätzliche Etikettentasche auf der Längsseite, sodass Scanner das Label aus verschiedenen Winkeln erfassen können.

Ein internationaler Versand stellt besondere Anforderungen an die richtige Beschriftung, da Pakete mehrere nationale Sortiersysteme durchlaufen und zusätzlich Zollstationen passieren. Eine präzise und normgerechte Beschriftung stellt sicher, dass die Sendung weltweit korrekt verarbeitet wird.
Darauf sollten B2B-Versender besonders achten:

• Tracking- und digitale Versandlabel sind im Ausland besonders wichtig, da sie eine automatisierte Zollvoranmeldung und lückenlose Sendungsverfolgung ermöglichen.
• Das Zielland immer in GROSSBUCHSTABEN und auf Englisch angeben, z. B.:
  “FRANCE”, “UNITED STATES”, “GERMANY”.
  Das erleichtert die Zuordnung in internationalen Verteilerzentren.
• Adressformat und regionale Besonderheiten des Ziellandes berücksichtigen (Provinzen, Bundesstaaten, Postleitzahlenformate).
• Zolldokumente (z. B. CN22, CN23 oder Handelsrechnungen) vollständig und korrekt ausfüllen und in einer sichtbaren Dokumententasche aussen anbringen.
• Der Inhalt muss wahrheitsgemäss beschrieben sein, insbesondere bei Handelswaren.

In unserem Blogartikel „Paket sicher verpacken” geben wir Tipps, wie Sie Pakete für lange Transportwege sicher verpacken.

Die B2B-Lösung auf der All-in-One Plattform: Statt manuell zu schreiben oder auf verschiedenen Portalen Labels zu erstellen, werden die Labels direkt nach deiner Buchung auf der Plattform bereitgestellt, egal, welchen Carrier Sie gebucht haben. Ausserdem erhalten Sie dieses zusätzlich als Anhang in der Bestätigungsemail.

Vorteile bei der Erstellung von Versandlabes bei LetMeShip:

Rund um den Paketversand gibt es vieles zu beachten, insbesondere, um Kosten zu sparen. In den folgenden Blogartikeln halten wir weitere Tipps & Tricks für Sie bereit:

• Paket Pickup: FAQ Paket abholen lassen
• Volumengewicht berechnen: Volumengewicht
• Verpackung: Paket sicher verpacken
• Korrekte Versanddaten: Zuschläge vermeiden