INFORMATIONS RELATIVES À LA PROTECTION DES DONNÉES

PROTECTION DES DONNEES

Informations sur la collecte et le traitement de vos données personnelles
Minutie et transparence sont les principes pour une coopération basée sur la confiance avec nos clients. Pour cette raison, nous vous informons de la manière dont nous traitons vos données et dont vous pouvez exercer les droits à votre disposition conformément au règlement général sur la protection des données. Les données personnelles que nous traitons, ainsi que dans quel but, dépendent du rapport contractuel respectif.

1. Qui est responsable de la protection des données ?

Le responsable est :
ITA Logistique
Square de Meeûs 35
1000 Bruxelles
Représenté par le directeur Mark Winkelmann

2. Comment pouvez-vous joindre le délégué à la protection des données ?

Vous pouvez joindre notre délégué à la protection des données ainsi :
Dr. Klaus zu Hoene – intersoft consulting services AG
Délégué à la protection des données
Beim Strohhause 17, D-20097 Hamburg
Datenschutz@letmeship.com

3. Parmi vos données personnelles, lesquelles utilisons-nous ?

Nous traitons vos données personnelles lorsque vous nous adressez une requête, lorsque nous élaborons une offre à votre demande ou lorsque vous concluez un contrat avec nous. De plus, nous traitons vos données personnelles, entre autres, pour remplir des obligations légales, pour protéger un intérêt légitime ou sur la base d’un consentement accordé par vos soins.
Selon la base juridique, les catégories suivantes de données personnelles sont concernées :– Raison sociale de la société
– Prénom, nom
– Adresse professionnelle
– Données de communication professionnelles (téléphone, adresse e-mail)
– Données de base du contrat, notamment le numéro du contrat, la durée de validité, le délai de résiliation, le type de contrat
– Données de facturation / de chiffre d’affaires
– Données de paiement / informations de compte
– Informations de compte, notamment inscription et connexions
Au cours de la préparation du contrat, nous recourons également à des données que des tiers ont mis à notre disposition. Selon le type de contrat, les catégories suivantes de données personnelles sont concernées :
– Informations relatives à la solvabilité (par le biais d’agences de crédit)

4. De quelles sources les données proviennent-elles ?

Nous traitons les données personnelles que nous recevons de la part de nos clients.
ou/et
Nous recevons les données personnelles des sources suivantes :
– Agences de crédit
– Sources accessibles au public : registres du commerce ou des associations, listes de débiteurs, registres fonciers
– Autres entreprises du groupe
– Sites Internet

5. Dans quel but et sur quelle base juridique traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données personnelles notamment dans le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) et de toutes les autres lois applicables.

5.1 Sur la base d’un consentement que vous accordez (art. 6 al. 1 a du RGPD)

Si vous nous avez fourni votre consentement volontaire pour la collecte, le traitement ou la transmission de certaines données personnelles, ce consentement représente la base juridique pour le traitement de ces données.
Dans les cas suivants, nous traitons vos données personnelles sur la base d’un consentement que vous avez accordé :
– Formulaire de contact : nous recueillons des données personnelles lorsque vous nous les communiquez volontairement, par exemple lorsque vous nous contactez. Si nous demandons des informations dans notre formulaire de contact qui ne sont pas nécessaires pour établir un contact, nous les avons signalées comme facultatives. Ces indications nous servent à concrétiser votre requête et à améliorer le traitement de votre demande. La communication de ces informations a lieu expressément sur une base volontaire et avec votre consentement. Dans la mesure où il s’agit d’informations relatives à des canaux de communication (par exemple adresse e-mail, numéro de téléphone), vous acceptez également que nous puissions vous contacter par le biais de ce canal de communication afin de répondre à votre demande.
– Envoi d’une newsletter par e-mail
– Suivi personnalisé de newsletter
– Étude de marché (p. ex. enquêtes sur la satisfaction des clients)
– Marketing et élaboration de publicité de profils clients
– Publication d’une référence client (nom et photo)

5.2 Pour l’exécution d’un contrat (art. 6 al. 1 b RGPD)Nous utilisons vos données personnelles pour la réalisation de votre commande d’expédition. Dans le cadre de cette relation contractuelle, nous traitons vos données notamment pour la réalisation des activités suivantes :
– Prise de contact liée à un contrat
– Service clients actuel, Service Center
– Gestion de compte
– Gestion des débiteurs
– Suivi des expéditions : livraison / finalisation de la livraison / notification en cas de problème
– Transfert au prestataire de services concerné pour l’exécution du contrat

5.3 Pour la réalisation d’obligations légales (art. 6 al. 1 c RGPD) ou dans l’intérêt public (art. 6 al. 1 e RGPD)Nous sommes soumis en tant qu’entreprise à différentes obligations légales. Le traitement de données personnelles peut être nécessaire pour remplir ces obligations.
– Obligations de notification et de contrôle
– Prévention/lutte contre les infractions
– Directives AITA (Association internationale du transport aérien)5.4 En raison d’un intérêt légitime (art. 6 al. 1 f RGPD)Dans certains cas, nous traitons vos données afin de protéger un intérêt légitime pour nous ou des tiers.
– Publicité directe ou étude de marché et sondage d’opinion
– Gestion centrale des données de la clientèle dans le groupe de sociétés
– Consultation et échange de données avec des agences de crédit pour déterminer les risques de solvabilité ou de défaillance des crédits
– Garantie de la sécurité informatique et du fonctionnement informatique
– Utilisation de cookies sur notre site Internet, lesquels sont nécessaires pour mettre nos services à disposition

6. À qui vos données sont-elles transmises ?

Afin de remplir nos obligations contractuelles et légales, vos données personnelles seront communiquées à divers organismes publics ou internes ainsi qu’à des prestataires de services externes.
Entreprises du groupe :
Le groupe LetMeShip dispose d’un système central de gestion des données clients auquel les collaborateurs de toutes les entreprises affiliées peuvent accéder dans le but de pouvoir vous proposer l’ensemble de nos prestations de services. Vous pouvez consulter les entreprises du groupe LetMeShip sur le site www.letmeship.com.
Prestataires de services externes
– Prestataire de services informatique (p. ex. prestataire de maintenance, d’hébergement)
– Prestataire de services pour la destruction de documents et de données
– Prestataire de services d’impression
– Télécommunication
– Prestataire de services de paiement
– Services de conseil
– Prestataire de services de marketing et de ventes
– Agences de crédit
– Distributeurs agréés
– OTRS
– i-TMS
– Transporteurs
– MyTNT
– Opal
– Prestataire de services d’assistance téléphonique (call center)
– Prestataire de services d’hébergement WebTransporteurs
– DHL Express
– FedEx
– TNT
– UPS
– DHL Packet
– Hermes
– GLS
– DPD
– DSV
– Hellmann
– Der Kurier
– Marway
– Sitra
– GO!
– Aramex
– InTime
– OBC
– Sovereign
– Time:Matters
– SkyNet
– Chronopost
Organismes publics
De plus, nous pouvons être tenus de transmettre vos données personnelles à d’autres destinataires comme par exemple des autorités pour remplir des obligations légales de signalement.
– Autorités fiscales
– Autorités douanières
– Institutions de sécurité sociale
– Autorités compétences pour le signalement d’infractions contre les directives AITA

7. Vos données sont-elles transmises à des pays hors de l’Union européenne (appelés ‘pays tiers’) ?

Les pays hors de l’Union européenne (et de l’Espace économique européen « EEE ») traitent la protection des données personnelles différemment des pays au sein de l’Union européenne. Nous avons également recours à des prestataires de services basés dans des pays tiers hors de l’Union européenne pour le traitement de vos données. Actuellement, il n’existe aucun décret de la Commission européenne stipulant que ces pays tiers proposent en règle générale un niveau de protection adéquat.
Pour cette raison, nous avons pris des mesures spécifiques afin de garantir que vos données soient traitées dans les pays tiers de manière aussi sûre qu’au sein de l’Union européenne. Nous concluons les clauses standard de protection des données fournies par la Commission de l’Union européenne avec les prestataires de services de pays tiers. Ces clauses prévoient des garanties appropriées pour la protection de vos données auprès de prestataires de services de pays tiers.
Si vous souhaitez consulter les garanties existantes, vous pouvez nous contacter à l’adresse Datenschutz@letmeship.com.

8. Pour combien de temps les données sont-elles enregistrées ?

Nous enregistrons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour remplir nos obligations légales et contractuelles.
Si l’enregistrement des données n’est plus requis pour remplir des obligations contractuelles ou légales, vos données sont supprimées, sauf si la poursuite de leur traitement est nécessaire dans les objectifs suivants :
– Obligation de conservation en vertu du droit commercial et fiscal. Il s’agit entre autres des délais de conservation stipulés dans le code de commerce allemand (HGB) ou du code fiscal allemand (AO). Les délais de conservation s’élèvent à 10 ans.
– Conservation d’éléments de preuve dans le cadre des dispositions légales en matière de prescription. D’après les dispositions en matière de prescription du code civil allemand (BGB), ces délais de prescription peuvent atteindre dans certains cas jusqu’à 30 ans. Le délai de prescription usuel est de trois ans.

9. Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données ?

Chaque personne concernée dispose du droit à l’information d’après l’art. 15 du RGPD, du droit de rectification d’après l’art. 16 du RGPD, du droit de suppression d’après l’art. 17 du RGPD, du droit de limitation du traitement des données d’après l’art. 18 du RGPD, du droit d’opposition d’après l’art. 21 du RGPD et du droit à la portabilité des données d’après l’art. 20 du RGPD. En ce qui concerne le droit à l’information et le droit de suppression, les restrictions stipulées dans les §§ 34 et 35 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) s’appliquent.9.1 Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins publicitaires sans avoir à supporter d’autres frais que les coûts de transmission selon les tarifs de base. En particulier, vous pouvez vous désabonner de la newsletter par e-mail en cliquant sur le lien prévu à cet effet fourni à la fin de la newsletter.
• De quel droit disposez-vous dans le cas d’un traitement des données en raison de votre intérêt légitime ou d’un intérêt d’ordre public ?
En vertu de l’art. 21 al. 1 du RGPD, vous disposez du droit, pour des raisons résultant de votre situation particulière, de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles sur la base de l’art. 6 al. 1 e du RGPD (traitement des données dans l’intérêt public) ou de l’art. 6 al. 1 f du RGPD (traitement des données pour protéger un intérêt légitime) ; ceci vaut également pour l’établissement du profil sur base de cette disposition.
Dans le cas d’une opposition de votre part, nous ne traiterons plus vos données personnelles, sauf si nous prouvons que le traitement est justifié par des raisons impérieuses et légitimes qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou si le traitement sert à faire valoir, exercer ou défendre des droits juridiques.
• De quel droit disposez-vous dans le cas d’un traitement des données à des fins de marketing direct ?
Si nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct, vous pouvez, en vertu de l’art. 21 al. 2 du RGPD, vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à de telles fins publicitaires ; cela vaut également pour l’établissement du profil dans la mesure où ce profil est en relation avec un tel marketing direct.
Si vous vous opposez au traitement à des fins de marketing direct, nous ne traiterons plus vos données personnelles dans cet objectif.9.2 Révocation du consentement
Vous pouvez révoquer votre consentement au traitement des données personnelles à tout moment. Veuillez noter que la révocation ne s’applique que pour l’avenir. En particulier, vous pouvez vous désabonner de la newsletter par e-mail en cliquant sur le lien prévu à cet effet fourni à la fin de la newsletter.9.3 Droit à l’information
Vous pouvez nous demander si nous avons enregistré des données personnelles vous concernant. Si vous le souhaitez, nous vous indiquerons quelles sont ces données, à quelles fins elles sont traitées, à qui elles sont divulguées, pendant combien de temps elles seront conservées et de quels autres droits vous disposez à leur égard.9.4 Autres droits
Vous disposez de plus du droit de rectification de données incorrectes ou du droit de suppression de vos données. S’il n’y a aucune raison pour la poursuite de l’enregistrement, nous supprimerons vos données ou nous en limiterons le traitement. Vous pouvez également exiger de notre part la mise à disposition de toutes les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, courant et lisible en machine à votre attention ou à celle d’une personne ou d’une entreprise de votre choix.
En outre, il existe un droit de réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données (art. 77 du RGPD en liaison avec le § 19 de la loi fédérale allemande sur la protection des données).9.5 Exercice de vos droits
Afin d’exercer vos droits, vous pouvez vous adresser aux personnes responsables ou au délégué à la protection des données aux coordonnées indiquées, notamment à l’adresse e-mail datenschutz@letmeship.com. Nous traiterons vos requêtes dans les plus brefs délais et conformément aux exigences légales et vous informerons des mesures que nous avons prises.

10. Une obligation de fournir vos données personnelles existe-t-elle ?

Afin d’établir une relation commerciale, vous devez mettre à notre disposition les données personnelles nécessaires à l’exécution de la relation contractuelle ou que nous devons collecter en raison d’exigences légales. Si vous ne nous fournissez pas ces données, nous serons dans l’impossibilité de réaliser et de traiter la relation contractuelle.

11. Collecte de données et traitement sur nos sites Web

Lorsque vous consultez nos pages Web, nous enregistrons entre autres temporairement des informations techniques générales comme par exemple le logiciel et le matériel que vous utilisez, l’adresse IP de l’ordinateur à l’origine de la requête, la page Web à partir de laquelle vous nous rendez visite, les pages ouvertes ainsi que la date, l’heure et la durée de votre visite. Nous collectons ces données exclusivement afin de garantir le fonctionnement de notre site Web.
Nous utilisons des cookies sur notre site Web afin de permettre l’utilisation de fonctions spécifiques. Les cookies sont des petits fichiers stockés sur le disque dur de votre ordinateur qui facilitent la navigation. Ils évitent que toutes les données nécessaires soient de nouveau saisies lors de chaque utilisation. Les cookies nous aident à adapter votre site Web en fonction de vos besoins, comme par exemple votre langue.
L’utilisation de cookies est nécessaire afin de mettre nos services à disposition et se base pour cette raison sur des intérêts légitimes en vertu de l’art. 6 al. 1 lit. f du RGPD. Nous n’utilisons pas d’autres cookies ou méthodes de suivi, pour par exemple mesurer la portée.

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12. Modifications de ces informations

Si l’objectif ou la méthode de traitement de vos données personnelles devait changer de manière significative, nous mettrons à jour ces informations et vous informerons des changements dans les plus brefs délais.