AANWIJZINGEN INZAKE GEGEVENSBESCHERMING

GEGEVENSBESCHERMING

Informatie over het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens
Zorgvuldigheid en transparantie is de basis voor een betrouwbare samenwerking met onze klanten. Daarom informeren wij u over hoe wij uw gegevens verwerken, en hoe u gebruik kunt maken van uw rechten die u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming toestaan. Welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welk doel, hangt af van de betreffende contractuele relatie.

1. WIE IS ER VERANTWOORDELIJK VOOR DE GEGEVENSVERWERKING?

Verantwoordelijk is:
ITA Logistiek B.V. ( LetMeShip)
Koninginnelaan 44
7009 AZ Doetinchem
Nederland
Vertegenwoordigd door Mark Winkelmann, directeur.

2. HOE KAN IK DE FUNCTIONARIS VOOR DE GEGEVENSBESCHERMING BEREIKEN?

Zo bereikt onze functionaris voor de gegevensbescherming:
Dr. Klaus zu Hoene – intersoft consulting services AG
Functionaris voor de gegevensbescherming
Beim Strohhause 17, 20097 Hamburg
Datenschutz@letmeship.com

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VAN U GEBRUIKEN WIJ?

Wij verwerken uw persoonsgegevens als u een verzoek indient, een offerte door ons laat maken of een contract met ons afsluit. Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens o.a. om wettelijke verplichtingen na te komen, een gerechtvaardigd belang te behartigen of op basis van uw toestemming.
Afhankelijk van de rechtsgrondslag gaat het om de volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • bedrijfsnaam;
  • voornaam, achternaam;
  • zakelijk adres;
  • zakelijke contactgegevens (telefoon, e-mailadres);
  • contractuele stamgegevens, met name contractnummer, looptijd, opzegtermijn, soort contract:
  • rekeninggegevens/omzetgegevens;
  • betaalgegevens/informatie bankrekening;
  • accountinformatie, met name registratie en logins.

In het kader van het voorbereiden van het contract maken we ook gebruik van gegevens die ons door derden ter beschikking worden gesteld. Afhankelijk van het soort contract gaat het om de volgende categorieën van persoonsgegevens:

  •  informatie over de kredietwaardigheid (via kredietreferentiebureaus).

4. UIT WELKE BRONNEN KOMEN DE GEGEVENS?

Wij verwerken persoonsgegevens die wij van onze klanten krijgen
en/of wij krijgen persoonsgegevens van de volgende instanties:

  •  kredietreferentiebureaus;
  •  openbaar toegankelijke bronnen: – handels- of verenigingsregisters, schuldenregisters, kadaster;
  • andere tot het concern behorende ondernemingen;
  • websites.

5. MET WELK DOEL VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS EN OP BASIS VAN WELKE RECHTSGRONDSLAG?

Wij verwerken uw persoonsgegevens met name in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) evenals alle andere relevante wetten.

5.1 OP BASIS VAN DOOR U VERLEENDE TOESTEMMING (ART. 6, LID 1, SUB A AVG)

Als u ons vrijwillig toestemming heeft gegeven voor het verzamelen, verwerken of doorgeven van bepaalde persoonsgegevens, dan is deze toestemming de rechtsgrondslag voor het verwerken van deze gegevens.
In de volgende gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van door u verleende toestemming:
– Contactformulier: Persoonsgegevens worden door ons vastgelegd als u deze zelf aan ons meedeelt, bijvoorbeeld als u contact met ons opneemt. Voor zover wij via ons contactformulier gegevens opvragen die niet noodzakelijk zijn voor een contactopname, hebben wij deze als optioneel gekenmerkt. Deze gegevens helpen ons uw aanvraag te concretiseren en de afhandeling van uw verzoek te verbeteren. Het doorgeven van deze gegevens gebeurt uitdrukkelijk op vrijwillige basis en met uw toestemming. Voor zover het bij deze gegevens gaat om communicatiekanalen (bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer), stemt u bovendien toe dat wij u evt. via dit communicatiekanaal mogen contacteren om uw verzoek te beantwoorden.

  • Versturen van een newsletter per e-mail;
  • Gepersonaliseerde newsletter-tracking;
  • Marktonderzoek (bijv. klanttevredenheidsonderzoeken);
  • Marketing en reclamevorming a.d.h.v. klantenprofileen;
  • Openbaar maken van een klantreferentie (naam en foto).

5.2 VOOR HET UITVOEREN VAN EEN CONTRACT (ART. 6, LID 1, SUB B AVG)

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om uw verzendovereenkomst uit te voeren. Binnen deze contractuele relatie zullen wij uw gegevens met name voor het uitvoeren van de volgende zaken verwerken:

  • contactopname m.b.t. het contract;
  • lopende klantondersteuning, service-center;
  • accountadministratie;
  • vorderingenbeheer;
  • volgen van een zending: bezorgen/afsluiten van een zending/info bij problemen;
  • doorgifte aan de betreffende dienstverlener voor het uitvoeren van het contract.

5.3 VOOR HET UITVOEREN VAN JURIDISCHE VERPLICHTINGEN (ART. 6, LID 1, SUB C AVG) OF IN HET OPENBAAR BELANG (ART. 6, LID 1, SUB E AVG)

Als bedrijf zijn wij onderworpen aan verschillende juridische verplichtingen. Om deze verplichtingen na te komen, kan de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk zijn.

  • Controle- en meldplicht;
  • voorkomen en ophelderen van strafbare feiten;
  • IATA-richtlijnen.

5.4 OP BASIS VAN EEN GERECHTVAARDIGD BELANG (ART. 6, LID 1, SUB F AVG)

In bepaalde gevallen verwerken wij uw gegevens ter bescherming van een gerechtvaardigd belang van ons of van derden.

  • Directe reclame of markt- en opinieonderzoek;
  • centrale klantadministratie binnen het concern;
  • raadpleging van en gegevensuitwisseling met kredietreferentiebureaus voor het nagaan van krediet- en wanbetalingsrisicos’s;
  • vrijwaring van de IT-beveiliging en de IT-uitvoering;
  • inzetten van cookies op onze homepage, die noodzakelijk zijn om onze diensten beschikbaar te stellen.

6. AAN WIE WORDEN UW GEGEVENS DOORGEGEVEN?

Om onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen, worden uw persoonsgegevens op verschillende openbare of interne plaatsen, evenals aan externe dienstverleners, openbaargemaakt.
Bedrijven binnen het concern:
De LetMeShip-Groep heeft een centrale administratie van de klantgegevens, waarop medewerkers van alle gelieerde bedrijven kunnen toegrijpen, zodat wij u ons hele spectrum aan dienstverleningen vanuit één punt kunnen aanbieden. De bedrijven van de LetMeShip-Groep vindt u via de link www.letmeship.com.
Externe dienstverleners

  • IT-dienstverleners (bijv. onderhoudsdienstverleners, hosting-dienstverleners);
  • dienstverleners voor bestands- en gegevensvernietiging;
  • drukwerkdienstverling;
  • telecommunicatie;
  • betalingsdienstaanbieders;
  • consulting;
  • dienstverleners voor marketing of verkoop;
  • kredietreferentiebureaus;
  • distributeurs;
  • OTRS;
  • i-TMS;
  • vervoerders;
  • MyTNT;
  • Opal;
  • dienstverleners voor telefonische support (callcenter);
  • webhosting-dienstverleners.
Vervoerders
  • DHL Express;
  • FedEx;
  • TNT;
  • UPS;
  • DHL Paket;
  • Hermes;
  • GLS;
  • DPD;
  • DSV;
  • Hellmann;
  • Der Kurier;
  • Marway;
  • Sitra;
  • GO!
  • Aramex;
  • InTime;
  • OBC;
  • Sovereign;
  • Time:Matters;
  • SkyNet;
  • Chronopost;

OPENBARE PLAATSEN

Bovendien kunnen wij ertoe verplicht zijn uw persoonsgegevens aan andere ontvangers door te geven, zoals aan overheidsinstanties voor het nakomen van wettelijke meldingsplichten.

  • Belastingdienst;
  • douane;
  • socialezekerheidsorganen;
  • verantwoordelijke instanties voor het melden van schendingen van de IATA-richtlijnen.

7. WORDEN UW GEGEVENS AAN LANDEN BUITEN DE EUROPESE UNIE (ZGN. DERDE LANDEN) DOORGEGEVEN?

Landen buiten de Europese Unie (en de Europese Economische Gemeenschap “EEG”) handhaven de bescherming van persoonsgegevens op een andere manier dan landen binnen de Europese Unie. Voor het verwerken van uw gegevens maken wij ook gebruik van dienstverleners in derde landen buiten de Europese Unie. Op dit moment is er geen besluit van de Europese Commissie dat deze derde landen over het algemeen een passend beschermingsniveau bieden.
Wij hebben daarom extra maatregelen genomen om te garanderen dat uw gegevens in derde landen net zo veilig worden verwerkt als binnen de Europese Unie. Met dienstverleners in derde landen sluiten wij de standaard clausules voor gegevensbescherming af die door de Europese Commissie beschikbaar zijn gesteld. Deze clausules bieden passende waarborgen voor de bescherming van uw persoonsgegevens bij dienstverleners in derde landen.
Als u de bestaande waarborgen wilt inzien, kunt u ons via datenschutz@letmeship.com contacteren.

8. HOE LANG WORDEN MIJN GEGEVENS BEWAARD?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang dit voor het nakomen van onze wettelijke en contractuele verplichtingen noodzakelijk is.
Als het bewaren van de gegevens niet langer noodzakelijk is voor het nakomen van contractuele of wettelijke verplichtingen, worden uw gegevens verwijderd, tenzij een verdere verwerking ervan noodzakelijk is voor de volgende doelen:
– Nakomen van handelsrechtelijke en fiscale bewaarplicht. Te noemen zijn bewaartermijnen volgens het Wetboek van Koophandel (WvK) of de belastingwetgeving. De bewaartermijnen bedragen 10 jaar.
– Behoud van bewijsmiddelen in het kader van wettelijke verjaringstermijnen. Volgens de verjaringsbepalingen van het Burgerlijk Wetboek (BW) kunnen deze verjaringstermijnen in sommige gevallen tot 30 jaar bedragen. De normale verjaringstermijn bedraagt drie jaar.

9. WELKE RECHTEN HEEFT U WAT BETREFT DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS?

Elke betroffen persoon heeft recht op inzage volgens art. 15 AVG, recht op rectificatie volgens art. 16 AVG, recht op gegevenswissing (vergetelheid) volgens art. 17 AVG, recht op beperking van de verwerking volgens art. 18 AVG, recht van bezwaar volgens art. 21 AVG en recht op overdraagbaarheid van gegevens volgens art. 20 AVG. Bij het recht op inzage en het recht op gegevenswissing gelden de beperkingen volgens § 34 en § 35 van de Duitse privacywet BDSG.

9.1 RECHT VAN BEZWAAR

Tegen het gebruiken van uw gegevens voor reclamedoeleinden kunt u te allen tijde bezwaar maken, zonder dat hiervoor andere kosten ontstaan dan de overdrachtskosten volgens de basistarieven. U kunt zich bijvoorbeeld afmelden voor de e-mail-newsletter, door op de daarvoor bestemde link onderaan de newsletter te klikken.

• Welk recht heeft u ingeval van een gegevensverwerking op basis van een voor u gerechtvaardigd of openbaar belang?
U heeft volgens art. 21, lid 1 AVG het recht, om redenen die uit uw bijzondere situatie voortkomen, te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van u betreffende persoonsgegevens, die geschiedt op basis van art. 6, lid 1, sub e AVG (gegevensverwerking in openbaar belang) of op basis van art. 6, lid 1, sub f AVG (gegevensverwerking ter bescherming van een gerechtvaardigd belang). Dit geldt ook voor een op deze bepaling gebaseerde profiling.
Als u een bezwaar indient, verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer, tenzij wij overtuigende, legitieme redenen voor de verwerking aanvoeren, die zwaarder wegen dan uw interesses, rechten en vrijheden, of als de verwerking nodig is voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

• Welk recht heeft u ingeval van gegevensverwerking voor het uitoefenen van directe reclame?
In zoverre wij uw persoonsgegevens verwerken voor het uitoefenen van directe reclame, heeft u volgens art. 21, lid 2 AVG het recht, te allen tijde bezwaar te maken tegen het verwerken van u betreffende persoonsgegevens voor dergelijke reclame. Dit geldt ook voor profiling, in zoverre deze met dergelijke directe reclame verband houdt.
Ingeval u bezwaar indient tegen de verwerking die geschiedt voor directe reclame, zullen wij uw persoonsgegevens niet meer voor dit doel verwerken.

9.2 TOESTEMMING INTREKKEN

Uw toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens kunt u te allen tijde intrekken. Denk eraan dat de intrekking alleen voor de toekomst geldt. U kunt zich bijvoorbeeld afmelden voor de e-mail-newsletter, door op de daarvoor bestemde link onderaan de newsletter te klikken.

9.3 RECHT OP INZAGE

U kunt informatie opvragen over de vraag of wij persoonsgegevens van u hebben opgeslagen. Indien u dat wenst, delen wij u mee om welke gegevens het gaat, voor welke doelen de gegevens zijn verwerkt, voor wie deze gegevens openbaar zijn gemaakt, hoelang de gegevens bewaard worden en welke andere rechten u heeft met betrekking tot deze gegevens.

9.4 OVERIGE RECHTEN

Tevens heeft u het recht op rectificatie van verkeerde gegevens of het wissen van uw gegevens. Als er geen reden bestaat voor het nog langer bewaren van de gegevens, zullen wij deze verwijderen, of anders de verwerking beperken. U kunt ook verlangen dat wij alle persoonlijke gegevens die u ons ter beschikking heeft gesteld, op een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat beschikbaar stellen voor u of een persoon of bedrijf naar uw keuze.
Bovendien bestaat er bij de verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming het recht om een klacht in te dienen (art. 77 AVG in verbinding met § 19 Duitse BDSG).

9.5 UW RECHTEN INZIEN

Om uw rechten in te zien, kunt u zich wenden tot de verantwoordelijke persoon of tot de functionaris voor gegevensbescherming via de aangegeven contactgegevens, bijvoorbeeld aan: datenschutz@letmeship.com. Wij zullen uw verzoek direct en volgens de wettelijke vereisten verwerken, en u meedelen welke maatregelen wij hebben genomen.

10. BESTAAT ER EEN PLICHT VOOR HET BESCHIKBAAR STELLEN VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS?

Om een zakelijke relatie aan te gaan, dient u die persoonsgegevens aan ons beschikbaar te stellen, die voor het uitvoeren van de contractuele relatie noodzakelijk zijn, of die wij op basis van wettelijke voorschriften verplicht zijn te verzamelen. Mocht u deze gegevens niet aan ons beschikbaar willen stellen, is het uitvoeren en afwikkelen van de contractuele relatie voor ons niet mogelijk.

11. GEGEVENSVERZAMELING EN -VERWERKING OP ONZE WEBSITES

Bij een bezoek aan onze website slaan wij onder andere tijdelijk algemene technische informatie op, zoals de door u gebruikte software en hardware, het IP-adres van de gebruikte computer, de internetsite van waaruit u ons bezoekt, bezochte pagina’s evenals de datum, tijd en duur van uw bezoek. Deze gegevens verzamelen wij uitsluitend om het functioneren van onze websites te waarborgen.
Op onze websites maken wij gebruik van cookies, om het gebruik van bepaalde functies mogelijk te maken. Cookies zijn gegevens die op de harde schijf van uw computer worden geplaatst en de navigatie gemakkelijker moeten maken. U vermijdt dat bij elk gebruik alle noodzakelijke gegevens opnieuw moeten worden ingegeven. Cookies helpen ons om onze website precies op uw behoeften, zoals uw taal, af te stemmen.
Het gebruik van cookies is noodzakelijk om onze diensten beschikbaar te stellen, en baseert daarom op gerechtvaardigde belangen volgens art. 6, lid 1, sub f AVG. Wij gebruiken geen andere cookies of trackingmethodes, bijvoorbeeld om het bereik te meten.Google Analytics
Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalysedienst van Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA). Voor gebruikers in de EU/EER en Zwitserland is Google Ireland Limited de verwerkingsverantwoordelijke. Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Ierland. Het gebruik omvat de bedieningsmodus Universal Analytics. Dit maakt het mogelijk om gegevens, sessies en interacties over verschillende apparaten heen toe te wijzen aan een pseudonieme gebruikers-ID en zo de activiteiten van een gebruiker over alle apparaten heen te analyseren.Google Analytics maakt gebruik van cookies, die een analyse van het gebruik van de website door u mogelijk maken. De door de cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website wordt in het algemeen overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Door de activering van de IP-anonimisering op deze website wordt uw IP-adres door Google echter binnen de lidstaten van de Europese Unie of in andere verdragsstaten van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte ingekort. Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt het volledige IP-adres naar een server van Google in de Verenigde Staten gestuurd, waar het wordt ingekort.De persoonsgegevens worden overgedragen aan de Verenigde Staten in het kader van het EU-VS Privacy Shield op basis van de beschikking van de Europese Commissie inzake de gepastheid van de gegevens. U kunt het certificaat hier downloaden.Het IP-adres dat uw browser in het kader van Google Analytics doorgeeft, wordt niet met andere gegevens van Google gecombineerd. In opdracht van de exploitant van deze website zal Google deze informatie gebruiken om uw gebruik van de website te evalueren, om rapporten over de website-activiteit samen te stellen en om andere diensten met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik aan de exploitant van de website te leveren. Onze legitieme belangstelling voor de verwerking van gegevens via Google Analytics ligt ook in deze doeleinden. De wettelijke basis voor ons gebruik van Google Analytics is art. 6 lid 1 S. 1 S. 1 lit. a DSGVO. OF Art. 6 lid 1 S. 1 S. 1 liter f DSGVO.De door ons verzonden en aan cookies of gebruikers-ID’s gekoppelde gegevens (bijv. gebruikers-ID) worden na 14 maanden automatisch verwijderd. Gegevens waarvan de bewaartermijn is bereikt, worden één keer per maand automatisch verwijderd.

U kunt het opslaan van cookies verhinderen door uw browsersoftware dienovereenkomstig in te stellen; wij wijzen u er echter op dat u in dit geval mogelijk niet alle functies van deze website volledig kunt gebruiken. U kunt ook voorkomen dat Google de door de cookie gegenereerde gegevens over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) verzamelt en dat Google deze gegevens verwerkt door het downloaden en installeren van de browser-add-on om Google Analytics te deactiveren.Opt-out cookies voorkomen dat er in de toekomst bij uw bezoek aan deze website gegevens worden verzameld. Om te voorkomen dat Universal Analytics uw informatie op meerdere apparaten verzamelt, moet u zich afmelden voor alle systemen die u gebruikt. Als u hier klikt, wordt de opt-out cookie ingesteld: Google Analytics uitschakelen.Voor meer informatie over de gebruiksvoorwaarden van Google Analytics en de privacypraktijken van Google, kunt u terecht op https://www.google.com/analytics/terms/nl.html of https://policies.google.com/?hl=nl

12. WIJZIGINGEN VAN DEZE INFORMATIE

Als het doel van of de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt aanzienlijk veranderen, zullen wij deze informatie tijdig actualiseren en u op tijd over de wijzigingen informeren.