Étiqueter correctement les colis : guide pour une expédition sans erreur avec DHL, UPS, FedEx & Co

Pour garantir que vos colis arrivent à bon port, ils doivent être correctement étiquetés pour l’envoi de colis B2B. C’est la seule façon pour les prestataires de services d’expédition tels que DHL, UPS et autres de lire l’étiquette d’adresse et de livrer le colis à temps. Un étiquetage correct permet d’éviter les retards de livraison, les retours et les frais supplémentaires.

Un colis mal étiqueté coûte du temps, de l’argent et nuit à la satisfaction des clients dans le cadre des activités quotidiennes. Ce guide vous montre comment procéder correctement, manuellement et automatiquement. Nous vous expliquons également comment un étiquetage professionnel à l’aide d’une plateforme d’expédition peut résoudre tous vos problèmes d’un seul coup.

La règle d’or pour l’étiquetage manuel des colis : l’adresse du destinataire doit être grande et placée au centre de la plus grande surface du colis, tandis que l’adresse de l’expéditeur doit être plus petite et placée dans le coin supérieur gauche.

Pourquoi ?

Les systèmes de tri automatiques des centres de tri utilisent des caméras, des scanners et des tapis roulants pour attribuer chaque colis à la bonne région de destination le plus rapidement possible.

Si l’adresse du destinataire est grande et placée au centre de la plus grande surface, elle peut être facilement reconnue et lue automatiquement par le scanner optique. Le système relie ces informations à la bonne destination afin que le colis soit automatiquement acheminé dans la bonne direction via des tapis roulants et des commutateurs.

L’adresse de l’expéditeur, en revanche, n’est pertinente que dans des cas exceptionnels (par exemple, pour les retours ou les articles non livrables). Elle doit donc être plus petite et située dans le coin supérieur gauche afin que le scanner ne la confonde pas avec l’adresse du destinataire. Un emplacement incorrect ou une mauvaise lisibilité peuvent entraîner un traitement manuel ou un tri incorrect du colis, ce qui peut causer des retards.

• Ne collez pas sur les bords ou les coins : l’étiquette doit reposer sur une surface lisse et plane afin que les scanners puissent la lire entièrement.
• Ne collez pas l’étiquette sur du ruban adhésif ou du papier d’aluminium : les surfaces brillantes peuvent provoquer des reflets qui rendent les codes-barres illisibles.
• Ne collez pas l’étiquette sur d’anciennes étiquettes ou codes-barres : les anciennes informations peuvent être reconnues par le scanner et entraîner un tri incorrect.
• N’imprimez pas l’étiquette en trop petit ou trop grand : l’étiquette doit être au format standard (par exemple A6) afin que le code QR puisse être lu correctement.
• Veuillez ne pas apposer l’étiquette sur le côté ou le dessous du colis. L’étiquette doit être centrée sur la surface la plus grande et la plus plane.
• Veuillez ne pas apposer d’étiquettes endommagées, tachées ou froissées. Une étiquette propre et intacte est une condition préalable à la lecture par la machine.
• Veuillez ne pas apposer les étiquettes trop près des bords du colis. Veuillez respecter une distance minimale de 2 cm par rapport au bord afin d’éviter tout dommage.

Sur l’étiquette d’expédition préimprimée, vous trouverez des champs pour toutes les données pertinentes et les champs d’adresse nécessaires. Si l’étiquette du colis est correctement remplie, vous remplirez automatiquement toutes les conditions requises pour que le colis arrive à bon port. Il s’agit notamment des conditions suivantes :

• Nom du destinataire (et nom de l’entreprise, le cas échéant)
• Adresse actuelle du destinataire, y compris le code postal
• Informations supplémentaires sur l’expédition (par exemple, pays de destination, numéro de téléphone)
• Nom et adresse corrects de l’expéditeur

Comment étiqueter correctement un colis ? Étiquette d’expédition manuelle ou professionnelle

Conclusion pour les entreprises B2B :

Si les colis étiquetés à la main peuvent suffire dans des cas exceptionnels, les étiquettes d’expédition imprimées sont la norme pour les expéditions professionnelles. Elles garantissent des processus plus rapides, des taux d’erreur plus faibles et une image professionnelle, ce qui est essentiel pour la satisfaction des clients et l’efficacité logistique.

Les principes de base de l’étiquetage (destinataire en gros caractères, expéditeur en petits caractères) sont universels et s’appliquent généralement à tous les autres prestataires de services d’expédition, y compris UPS, FedEx et DPD.

Une étiquette autocollante DHL pour les colis et les petits paquets est disponible gratuitement dans la plupart des bureaux de poste. Veuillez remplir les étiquettes, de préférence en lettres majuscules, et les coller sur le dessus de votre colis. DHL offre également la possibilité de télécharger directement l’étiquette d’expédition au format PDF et de l’imprimer. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des avantages et des inconvénients des différentes options d’étiquetage :

• L’étiquette d’expédition est créée numériquement, par exemple via le portail client d’un prestataire de services d’expédition ou un logiciel d’expédition.
• Vous effectuez le paiement en ligne, recevez l’étiquette de colis au format PDF à télécharger et imprimez vous-même les étiquettes.
• Avantage : plus rapide, moins cher et automatisé – les données d’adresse sont enregistrées numériquement et les codes-barres sont immédiatement lisibles par machine.
• Idéal pour les envois réguliers ou B2B, car les données peuvent être facilement réutilisées et les processus intégrés.

• L’étiquette d’expédition est créée pour les clients privés dans un bureau de poste ou un magasin de colis.
• Vous inscrivez les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur à la main en lettres majuscules sur l’étiquette ou vous les faites saisir par un employé.
• Avantage : aucune imprimante nécessaire, conseil personnalisé disponible.
• Inconvénient : plus lent et généralement plus coûteux, car le processus est manuel et aucun suivi numérique n’est disponible à l’avance.

En résumé : l’affranchissement en ligne est synonyme de traitement numérique et automatisé des expéditions, tandis que l’achat en magasin est plus manuel et traditionnel – il convient aux envois professionnels occasionnels et non réguliers.

Pour les très petits colis ou paquets, l’espace disponible pour l’étiquette d’expédition est limité. Afin de garantir que l’envoi puisse toujours être traité sans problème par les systèmes de tri automatiques, tous les éléments d’adresse et les codes-barres doivent tenir entièrement sur une seule surface lisse. Important :

• L’étiquette ne doit pas être froissée ni collée sur les bords, car les codes-barres froissés ne sont souvent plus lisibles par les machines.
• Si nécessaire, veuillez choisir un format d’étiquette compact (par exemple DIN A6) ou adapter l’emballage.
• Veuillez vous assurer que la surface est exempte de résidus d’adhésif ou d’anciennes étiquettes, car ceux-ci nuisent à la lisibilité.

Pour les expéditeurs B2B, la règle suivante s’applique : pour les très petits envois réguliers, il est souvent utile d’utiliser des emballages d’expédition adaptés aux étiquettes ou des mini-pochettes pour bons de livraison afin d’augmenter la fiabilité du processus.

En ce qui concerne l’envoyer de colis volumineux, le défi réside moins dans l’espace que dans la visibilité et le positionnement correct de l’étiquette d’expédition. En raison de leur taille, les colis peuvent être traités différemment dans les centres de tri. L’étiquette doit donc être clairement visible et ne pas être recouverte par des banderoles, des sangles ou du ruban adhésif.

Recommandations :

• Collez l’étiquette au centre du côté le plus grand et le plus plat.
• Aucune feuille, sangle ou cerclage ne doit recouvrir le code-barres.
• Si le colis présente de nombreuses surfaces potentielles (par exemple, de grandes boîtes plates), veillez à ce qu’un seul côté comporte l’adresse complète et les informations de l’étiquette afin d’éviter toute confusion.
• Pour les envois très volumineux avec cerclage de palettes, il est recommandé d’utiliser une pochette supplémentaire pour étiquette sur le côté long afin que les scanners puissent capturer l’étiquette sous différents angles.

Le transport international impose des exigences particulières en matière d’étiquetage correct, car les colis passent par plusieurs systèmes de tri nationaux et par des postes douaniers. Un étiquetage précis et standardisé garantit que l’envoi est traité correctement dans le monde entier.

Les expéditeurs B2B doivent prêter une attention particulière aux points suivants :

• Indiquez toujours le pays de destination en MAJUSCULES et en anglais, par exemple : « FRANCE », « UNITED STATES », « GERMANY ». Cela facilite le tri dans les centres de distribution internationaux.
• Tenez compte du format d’adresse et des caractéristiques régionales du pays de destination (provinces, États, formats de codes postaux).
• Remplissez les documents douaniers (par exemple CN22, CN23 ou factures commerciales) de manière complète et correcte et joignez-les à une pochette visible à l’extérieur.
• Le contenu doit être décrit avec précision, en particulier dans le cas de marchandises commerciales.
• Le suivi et les étiquettes d’expédition numériques sont particulièrement importants à l’étranger, car ils permettent une pré-déclaration douanière automatisée et un suivi sans faille des envois. Finies les erreurs : créez de manière centralisée des étiquettes d’expédition pour tous les prestataires de services d’expédition (transporteurs) avec LetMeShip.

Dans notre article de blog Emballage securité des colis, nous donnons des conseils sur la manière d’emballer les colis en toute sécurité pour les longs trajets.

La solution B2B sur la plateforme tout-en-un : au lieu de les rédiger manuellement ou de créer des étiquettes sur différents portails, les étiquettes sont fournies directement sur la plateforme après votre réservation, quel que soit le transporteur que vous avez choisi. Vous les recevrez également en pièce jointe dans l’e-mail de confirmation.

Avantages de la création d’étiquettes d’expédition avec LetMeShip :