Proforma-Rechnung: Ratgeber & Vorlage für Geschäftskunden
Ohne korrekte Proforma-Rechnung bleibt Ihre Sendung im Zoll hängen. Ob Warenmuster, Ersatzteil im Garantiefall oder Rücksendung ins Drittland: Hier erfahren Sie, wann das Dokument nötig ist, welche Pflichtangaben gelten – und wie der Zollassistent von LetMeShip die Zollrechnung aus Ihren Buchungsdaten erstellt.
Einfach Sendungsdaten und Warenwert eingeben, Carrier vergleichen und buchen – ohne Vertragsbindung.
Zusammenfassung
Das Wichtigste zur Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung weist den Warenwert für den Zoll nach, ohne den Empfänger zur Zahlung aufzufordern. Sie brauchen sie für Drittlandsendungen ohne Handelswert – etwa Warenmuster, Garantie-Ersatzteile oder Rücksendungen. Wird die Ware verkauft, gehört stattdessen eine Handelsrechnung an die Sendung.
Inhaltsverzeichnis zur Proforma-Rechnung
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Beleg für den Zoll, keine Zahlungsaufforderung. Sie dokumentiert den Wert einer Sendung, damit die Zollbehörde die Einfuhrabgaben im Zielland berechnen kann. Buchhalterisch wird sie nicht erfasst – der Empfänger muss nichts bezahlen, und ein Vorsteuerabzug ist mit ihr nicht möglich.
Wann brauchen Sie eine Proforma-Rechnung?
Immer dann, wenn eine Sendung ohne Handelswert in ein Nicht-EU-Land geht. Typische Fälle für Geschäftskunden sind Warenmuster und Produktproben, kostenlose Ersatzteile im Garantiefall, Rücksendungen und Reparatursendungen sowie Messematerial und Dokumentationsunterlagen. Innerhalb der EU ist keine Proforma-Rechnung nötig, denn hier gilt der freie Warenverkehr.
Proforma-Rechnung und Handelsrechnung: der Unterschied
Die Handelsrechnung begleitet jede Sendung, bei der Ware verkauft wird. Sie fordert zur Zahlung auf und ist die Grundlage für den Zollwert. Die Proforma-Rechnung übernimmt dieselbe Nachweisfunktion für Sendungen ohne Verkauf – der angegebene Wert dient ausschließlich der Zollabwicklung. Wichtig seit der Zollreform: Zum 1. Juli 2026 hat die EU die 150-Euro-Zollfreigrenze abgeschafft. Eine korrekte Zollrechnung ist damit für praktisch jede Drittlandsendung Pflicht, unabhängig vom Warenwert.
Quelle: Generalzolldirektion (zoll.de) · Stand: 17. Juli 2026
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Geben Sie Zielland, Gewicht und Warenwert ein und vergleichen Sie sofort die Tarife unserer Carrier. Für Sendungen außerhalb der EU erstellt der Zollassistent die passende Zollrechnung – als Proforma- oder Handelsrechnung – aus Ihren Angaben.
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Proforma- oder Handelsrechnung? Die wichtigsten Fälle im Vergleich
Welches Dokument an die Sendung gehört, hängt vom Zweck der Ausfuhr ab. Diese Übersicht hilft Ihnen bei der Einordnung:
| Szenario | Passendes Dokument | Wichtiger Vermerk | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Ware wird verkauft | Handelsrechnung | Incoterm, Zahlungsbedingungen | Maschinenteil an Kunden in der Schweiz |
| Warenmuster ohne Handelswert | Proforma-Rechnung | „Muster ohne Handelswert – nur für Zollzwecke“ | Produktmuster an Vertriebspartner in den USA |
| Ersatzteil im Garantiefall (kostenlos) | Proforma-Rechnung | „Kostenloser Ersatz im Garantiefall“ | Austauschplatine für reklamierte Anlage |
| Rücksendung oder Reparatursendung | Proforma-Rechnung | „Rückware“ bzw. „Zur Reparatur – vorübergehende Ausfuhr“ | Defektes Bauteil geht zum Hersteller nach UK |
| Messeexponat kommt zurück | Carnet ATA statt Rechnung | Vorübergehende Verwendung | Vorführmodell für Messe in der Türkei |
Details zu den Sonderfällen finden Sie auf unseren Seiten zu Reparatursendungen & Rückwaren und zum Messeversand mit Carnet ATA. Unsicher, welcher Fall zutrifft? Ihr persönlicher Ansprechpartner berät Sie individuell.
Pflichtangaben: Das gehört in Ihre Proforma-Rechnung
Damit der Zoll Ihre Sendung ohne Rückfragen abfertigt, sollte Ihre Proforma-Rechnung – als Vorlage für jede Drittlandsendung – diese Angaben enthalten:
- Absender und Empfänger: vollständige Firmenanschriften, bei Unternehmen zusätzlich die EORI-Nummer des Ausführers.
- Rechnungsdatum und -nummer: auch eine Proforma-Rechnung braucht eine eindeutige Referenz.
- Genaue Warenbeschreibung je Position: was ist es, woraus besteht es, wofür wird es verwendet? Pauschalbegriffe wie „Ersatzteile“ führen zu Rückfragen.
- HS-Code (Zolltarifnummer): je Warenposition – ermitteln Sie ihn mit unserem HS-Code-Finder.
- Ursprungsland, Menge und Gewicht: je Position, inklusive Brutto- und Nettogewicht der Sendung.
- Einzel- und Gesamtwert mit Währung: geben Sie den realistischen Marktwert an – ein Nullwert wird vom Zoll nicht akzeptiert.
- Lieferbedingung (Incoterm): regelt, wer Fracht und Einfuhrabgaben trägt – Details in unserem Incoterms-Überblick.
- Grund der Ausfuhr und Vermerk: z.B. „Muster ohne Handelswert – Wertangabe nur für Zollzwecke“ („value for customs purposes only“), dazu Datum und Unterschrift.
Sie müssen keine eigene Vorlage pflegen: Der Zollassistent von LetMeShip erstellt die Zollrechnung aus Ihren Buchungsdaten – Sie liefern Warenbeschreibung, Wert und HS-Code. Bei DHL, UPS und FedEx werden die Zolldokumente automatisch digital übermittelt, ganz ohne Papier an der Sendung.
Vorlage zum Download
Für gelegentliche Sendungen oder als Checkliste: unsere kostenlose, zweisprachige Proforma-Rechnung-Vorlage (DE/EN) mit allen Pflichtangaben – als PDF zum Ausdrucken oder als Excel-Datei zum Ausfüllen. Ohne Login, ohne Registrierung.
Ihre Vorteile mit LetMeShip
Zollrechnung leicht gemacht
LetMeShip ist ausschließlich für Geschäftskunden. Bereits seit über 26 Jahren vergleichen Unternehmen bei uns über 20 Carrier, wickeln mehr als 3 Millionen Sendungen pro Jahr ab und kommen nach dem Login in 90 Sekunden zum Versandlabel – inklusive vorbereiteter Zollrechnung.
Ihre Vorteile im Überblick
- Zollrechnung direkt bei der Buchung: Der Zollassistent erstellt Proforma- oder Handelsrechnung aus Ihren Buchungsdaten – keine Insellösung, kein Formular-Download nötig.
- Digitale Übermittlung: Zolldokumente werden für DHL, UPS und FedEx automatisch digital übermittelt.
- Keine Vertragsbindung, kein Mindestvolumen: Sie zahlen nur, was Sie tatsächlich verschicken – auch bei einzelnen Drittlandsendungen.
- Volle Kostentransparenz: Alle Preise sind bereits vor der Registrierung einsehbar, zzgl. MwSt., für Geschäftskunden.
- Persönliche Beratung statt Chatbot: Ihren persönlichen Ansprechpartner erreichen Sie Mo–Fr von 8–18 Uhr direkt telefonisch oder im Live-Chat.
Zollabwicklung & Service-Tools für Ihre Dokumente
Damit Ihre Drittlandsendung ohne Verzögerung ankommt, stellen wir Ihnen kostenlose Zoll-Tools zur Verfügung:
- HS-Code-Finder: Ermitteln Sie die passende Zolltarifnummer für jede Warenposition mit unserem HS-Code-Finder.
- Zollrechner: Kalkulieren Sie mit unserem Zollrechner vorab, welche Einfuhrabgaben auf Basis Ihres Warenwerts anfallen.
- Incoterms-Überblick: Klären Sie mit unserem Incoterms-Ratgeber, wer die Abgaben im Zielland trägt – die Klausel gehört auf jede Zollrechnung.
- Zoll-Ratgeber: Aktuelle Einfuhrregeln und die Folgen der Zollreform 2026 finden Sie in unserem Zoll-Ratgeber.
Schritt für Schritt: So erstellen Sie Ihre Proforma-Rechnung
- Sendungsdaten eingeben
Geben Sie Zielland, Gewicht und Warenwert ein und vergleichen Sie die Tarife von über 20 Carriern. Muss es schnell gehen, wählen Sie Express. - Zollangaben ergänzen
Hinterlegen Sie Warenbeschreibung, HS-Code, Ursprungsland und den Grund der Ausfuhr. Der Zollassistent erstellt daraus die passende Proforma- oder Handelsrechnung. - Buchen & übergeben
Bei DHL, UPS und FedEx übermitteln wir die Zolldokumente digital. Das Versandlabel erhalten Sie direkt per E-Mail – übergeben Sie die Sendung einfach dem Carrier.
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Unser Team ist Montag bis Freitag von 08 bis 18 Uhr direkt für Sie erreichbar. Wenn etwas schiefgeht, sprechen wir mit dem Carrier. Sie müssen sich um nichts kümmern.
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FAQ
Häufige Fragen zur Proforma-Rechnung
Was versteht man unter einer Proforma-Rechnung?
Ein Beleg, der den Warenwert einer Sendung für den Zoll nachweist, ohne den Empfänger zur Zahlung aufzufordern. Sie wird bei Drittlandsendungen ohne Handelswert eingesetzt, etwa bei Warenmustern oder Garantie-Ersatzteilen.
Ist eine Proforma-Rechnung eine richtige Rechnung?
Nein. Sie löst keine Zahlungsverpflichtung aus, wird buchhalterisch nicht erfasst und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Sie dient ausschließlich als Wertnachweis für die Zollabwicklung.
Wann brauche ich eine Proforma-Rechnung, wann eine Handelsrechnung?
Wird die Ware verkauft, gehört eine Handelsrechnung an die Sendung. Geht die Ware ohne Handelswert ins Drittland – als Muster, Garantieersatz oder Rücksendung – reicht eine Proforma-Rechnung.
Welchen Warenwert gebe ich auf der Proforma-Rechnung an?
Den realistischen Marktwert der Ware, auch wenn kein Geld fließt. Ein Wert von null Euro wird vom Zoll nicht akzeptiert und führt zu Rückfragen oder Verzögerungen bei der Abfertigung.
Muss die Proforma-Rechnung auf Englisch sein?
Vorgeschrieben ist Englisch nicht, international aber üblich und empfehlenswert. Die Zollbehörden vieler Zielländer akzeptieren deutsche Dokumente nicht ohne Übersetzung – mit einer englischen Fassung („proforma invoice“) sind Sie auf der sicheren Seite.
Löst eine Proforma-Rechnung Zollgebühren aus?
Die Rechnung selbst nicht – sie ist aber die Grundlage, auf der die Zollbehörde die Einfuhrabgaben berechnet. Seit dem 1. Juli 2026 gibt es keine Zollfreigrenze mehr. Eine Einschätzung liefert unser Zollrechner.
Brauche ich für EU-Sendungen eine Proforma-Rechnung?
Nein. Innerhalb der EU gilt der freie Warenverkehr, eine Zollrechnung ist nicht nötig. Sonderfälle sind Gebiete mit eigenem Zollstatus, etwa die Kanarischen Inseln – fragen Sie im Zweifel Ihren persönlichen Ansprechpartner.
Wie kommt die Proforma-Rechnung an die Sendung?
Bei DHL, UPS und FedEx übermittelt LetMeShip die Zolldokumente automatisch digital. Bei anderen Carriern drucken Sie die Rechnung aus und geben sie mehrfach – üblich sind drei Exemplare – außen an der Sendung mit.
Erstellt LetMeShip die Proforma-Rechnung für mich?
Der Zollassistent erstellt die Zollrechnung aus Ihren Buchungsdaten: Sie liefern Warenbeschreibung, Wert und HS-Code, die Plattform prüft die Angaben auf Vollständigkeit und übermittelt das Dokument digital an den Carrier.
Diese Angaben dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Zollsätze, Freigrenzen und Dokumentanforderungen können sich ändern – Stand der Angaben: 17. Juli 2026.
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