Zolldokumente für Import und Export: Die 6 wichtigsten Unterlagen im Überblick

Für den Handel mit Ländern außerhalb der EU verlangt der Zoll vollständige Unterlagen. Wer welches Dokument erstellt, unterscheidet sich je nach Warenart, Herkunftsland und Verwendungszweck. Die Grunddokumente – Zollanmeldung und Handelsrechnung – benötigen Sie praktisch immer; Genehmigung, Ursprungszeugnis, Präferenznachweis und Transitdokument T1 dagegen nur in bestimmten Fällen.

Einen vollständigen Überblick über alle Grundlagen der Zollabwicklung bietet unser Zoll-Hub, weitere Formalitäten rund um die Einfuhr fasst unser Warenimport-Ratgeber zusammen.

Inhaltsverzeichnis: Zolldokumente für Import und Export

1. Die 6 Zolldokumente im Überblick
2. Einfuhr- und Ausfuhranmeldung (Zollanmeldung)
3. Handelsrechnung und Proformarechnung
4. Ausfuhrgenehmigung und Einfuhrgenehmigung
5. Ursprungszeugnis
6. Präferenznachweis und Warenverkehrsbescheinigung
7. Transitdokument T1
8. Wie eine Versandplattform bei den Zolldokumenten unterstützt
9. Häufige Fragen zu Zolldokumenten
10. Ihre nächsten Schritte

Zolldokumente für Import und Export – auch als Zollpapiere bezeichnet – sind die Unterlagen, die Zollbehörden bei der Ein- oder Ausfuhr von Waren aus der EU oder in Nicht-EU-Länder verlangen. Nicht jedes Dokument ist bei jeder Sendung Pflicht: Ob Sie eine Genehmigung, ein Ursprungszeugnis, einen Präferenznachweis oder ein Transitdokument benötigen, hängt von Herkunftsland, Warenart und Verwendungszweck ab („ggf.“ in der folgenden Übersicht).

• Einfuhr- oder Ausfuhranmeldung – Zollanmeldung, praktisch immer erforderlich
• Handels- oder Proformarechnung – Warenwertbeleg, praktisch immer erforderlich
• Ausfuhr- oder Einfuhrgenehmigung – nur bei genehmigungspflichtigen Waren
• Ursprungszeugnis – nur noch für wenige Länder und Warenarten
• Präferenznachweis oder Warenverkehrsbescheinigung – nur bei bestehendem Freihandelsabkommen
• Transitdokument T1 – nur bei Warentransit ohne Überführung in den freien Verkehr

Die folgende Tabelle zeigt, welche sechs Dokumente in der Praxis relevant sind.

Stand: 08/2026. Wie hoch die tatsächliche Einfuhrabgabe für Ihre Sendung ausfällt, ermitteln Sie vorab mit dem Zollrechner.

Die Ein- beziehungsweise Ausfuhranmeldung – kurz Zollanmeldung – dient der amtlichen Erfassung und Prüfung aller Warenbewegungen zwischen der EU und Drittländern. Ohne sie darf keine Sendung aus einem Nicht-EU-Land in den freien Verkehr überführt werden.

Wer erstellt die Zollanmeldung?

In der Regel übernimmt das Versandunternehmen beziehungsweise der Carrier die elektronische Anmeldung und fragt dafür lediglich die notwendigen Daten bei Ihnen ab. Bei Postsendungen legen Sie zusätzlich eine Zollinhaltserklärung (Formular CN23) bei; bei Buchung über eine Versandplattform übernimmt in der Regel die Zollrechnung diese Funktion.

Welche Angaben sind Pflicht?

• Warenwert (Kaufpreis der Ware)
• Wareninhalt mit präziser Beschreibung
• Zolltarifnummer (HS-Code) – recherchierbar mit unserem HS-Code-Finder
• Absender- und Empfängerdaten inklusive EORI-Nummer

Ohne gültige EORI-Nummer wird die Zollanmeldung abgelehnt. Wie Sie die EORI-Nummer kostenlos über das Bürger- und Geschäftskundenportal der Zollverwaltung beantragen und welche weiteren Einfuhrformalitäten dazugehören, erklärt unsere Import-Checkliste im Detail.

Den vollständigen Ablauf der elektronischen Zollanmeldung – Schritt für Schritt vom Zoll-Portal bis zur Abfertigung – finden Sie in unserer Zoll-Checkliste.

Typische Fehler bei der Zollanmeldung

• Fehlende oder falsche Zolltarifnummer
• Unvollständige Zollinhaltserklärung (CN23) bei Postsendungen
• Fehlende oder ungültige EORI-Nummer
• Warenbeschreibung zu ungenau für eine korrekte Einreihung

Für jede zollpflichtige Sendung aus einem Land außerhalb der EU benötigen Sie eine Handelsrechnung oder eine Proformarechnung – beide dienen dem Zoll als Warenwertbeleg, unterscheiden sich aber grundlegend.

Handelsrechnung oder Proformarechnung – was ist der Unterschied?

Die Handelsrechnung (Invoice) ist eine echte Verkaufsrechnung: Sie dokumentiert einen realen Geschäftsbetrag und ist immer dann erforderlich, wenn der Empfänger einen Kaufpreis entrichten muss. Die Proformarechnung (Pro Forma Invoice) belegt dagegen den Warenwert kostenloser Sendungen – etwa Muster oder Geschenke – und erzeugt keine Zahlungsverpflichtung.

Wer erstellt die Rechnung, und welche Angaben sind Pflicht?

Erstellt wird die Rechnung vom Versender beziehungsweise Exporteur. Folgende Angaben müssen enthalten sein:

• Vollständiger Firmenname, Adresse und Zielland von Absender und Empfänger
• USt-Identifikationsnummer sowie EORI-Nummer beider Seiten
• Präzise Warenbeschreibung – nicht nur „Samples“ oder „Spare Parts“
• HS-Code (Zolltarifnummer), Anzahl und Einzelwert der Waren, Ursprungsland
• Versandgrund und Incoterm (z. B. FOB, CIF) – Details dazu in unserem Ratgeber zu Incoterms
• Datum und Unterschrift des Ausstellers, idealerweise mit Firmenstempel

Sprache und Kopien

Handels- und Proformarechnungen sollten in englischer Sprache ausgefüllt werden – das vermeidet Missverständnisse bei der Zollbeschau und wird von allen Zollbehörden akzeptiert. Legen Sie die Rechnung idealerweise in dreifacher Kopie bei, damit Zoll, Carrier und Ihre eigene Archivierung jeweils ein Exemplar erhalten.

Typische Fehler bei der Handelsrechnung

• Fehlende Unterschrift oder fehlender Firmenstempel – häufigster Grund für Verzögerungen
• Zu vage Warenbeschreibung ohne erkennbaren Warenwert
• Fehlender HS-Code oder fehlender Incoterm
• Unvollständige EORI- oder USt-Angaben auf einer der beiden Seiten

Eine Ausfuhrgenehmigung – beziehungsweise ihr Pendant, die Einfuhrgenehmigung – ist die behördliche Erlaubnis zum Handel mit genehmigungspflichtigen Gütern. Für die meisten Geschäftskunden-Sendungen ist sie nicht relevant.

Wann benötigen Sie eine Genehmigung?

Eine Genehmigung wird nur in Ausnahmefällen verlangt: bei bestimmten Warengruppen wie Spezialchemikalien oder sensibler Elektronik, bei Ländern mit Handelsembargos oder bei speziellen Regelungen einzelner Herkunftsländer.

Wer beantragt die Genehmigung, und was kostet sie?

Den Antrag stellt der Exporteur in dem EU-Staat, in dem sein Unternehmen seinen Sitz hat – in Deutschland ist dafür das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zuständig. Die Antragstellung ist gebührenfrei und erfolgt entweder individuell pro Sendung oder als Dauergenehmigung für bestimmte Güter und einen festgelegten Empfänger.

Typische Fehler bei der Genehmigung

• Genehmigung erst nach der Buchung beantragt – der Carrier holt die Sendung dann unter Umständen gar nicht ab
• Embargo- oder Sanktionsliste des Ziellandes nicht geprüft
• Genehmigung gilt nur für eine bestimmte Menge oder einen bestimmten Empfänger und wird für eine andere Sendung wiederverwendet

Das Ursprungszeugnis bestätigt amtlich, in welchem Land eine Ware hergestellt oder gewonnen wurde – unabhängig davon, aus welchem Land sie tatsächlich versendet wird.

Ursprungsland ist nicht gleich Versandland

Das Ursprungsland ist das Land, in dem die Ware ursprünglich hergestellt oder gewonnen wurde – nicht das Land, aus dem sie abgeschickt wird. Eine in Vietnam gefertigte Ware, die über ein Lager in den Niederlanden versendet wird, hat weiterhin Vietnam als Ursprungsland.

Wer stellt das Ursprungszeugnis aus, und wann brauchen Sie es?

Ausgestellt wird das Ursprungszeugnis von der zuständigen Handelskammer im Herstellungsland. In der Praxis ist es heute nur noch für wenige Länder und Warenarten vorgeschrieben – meist genügt bei der Einfuhr nach Deutschland die Angabe des Ursprungslandes direkt auf der Rechnung.

Typische Verwechslung

Ein Ursprungszeugnis führt für sich genommen nicht zu vergünstigten Zollsätzen – das ist ausschließlich Aufgabe des Präferenznachweises im nächsten Abschnitt. Beide Dokumente bestätigen zwar eine Herkunft, haben aber unterschiedliche Rechtsfolgen.

Ein Präferenznachweis ist ein spezieller Ursprungsnachweis, mit dem Sie ausgewählte Waren zollfrei oder mit ermäßigtem Zollsatz in die EU einführen.

Voraussetzung: ein Freihandels- oder Präferenzabkommen

Zwischen dem Herkunftsland und der EU muss ein Freihandels- oder Präferenzabkommen bestehen, und die betreffende Ware muss von dieser Präferenzregelung erfasst sein. Der deutsche Zoll (zoll.de) informiert ausführlich über die einzelnen Abkommen und die davon betroffenen Länder.

Wer stellt den Präferenznachweis aus?

Verantwortlich für die Ausstellung ist der Versender beziehungsweise Exporteur. Fehlt der Nachweis, wird Ihre Sendung trotzdem angenommen – Sie zahlen dann jedoch die regulären, höheren Zollgebühren statt der vergünstigten Präferenztarife. Fordern Sie den Nachweis deshalb ausdrücklich an, wenn Sie wissen, dass eine Präferenzregelung greift.

Präferenznachweis: Wann Vormaterialien aus mehreren Ländern zählen

Knifflig wird es, sobald Vormaterialien aus mehreren Vertragsstaaten stammen: Dann entscheiden die Kumulierungsregeln darüber, ob Ihre Ware den Präferenzursprung überhaupt erhält. Wie das funktioniert, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag zur diagonalen Kumulierung im internationalen Warenverkehr.

Warenverkehrsbescheinigung beim Export

Beim Export aus Deutschland kommen je nach Empfangsland drei verschiedene Warenverkehrsbescheinigungen zum Einsatz: EUR.1, EUR-MED und A.TR. Das jeweilige Formular beantragen Sie schriftlich bei der zuständigen Zollstelle.

Typische Fehler beim Präferenznachweis

• Präferenznachweis gar nicht angefordert, obwohl ein Abkommen greift
• Falsches Formular für das jeweilige Abkommen gewählt (z. B. EUR.1 statt A.TR)
• Ursprungskriterium auf dem Nachweis nicht korrekt begründet

Das T1-Verfahren kommt zum Einsatz, wenn Sie Waren aus einem Drittland importieren und diese nach kurzer Zwischenlagerung wieder exportieren – ohne dass die Ware zuvor in den freien Verkehr der EU gelangt ist.

Beispiel für den Einsatz des T1

Sie importieren Materialien aus einem Nicht-EU-Land, lagern diese für wenige Tage zwischen und leiten sie anschließend in ein anderes Land weiter. Ohne T1-Verfahren müssten Sie die Ware bereits bei der Zwischenlagerung regulär verzollen.

Wer eröffnet das T1-Verfahren, und was muss es enthalten?

Eröffnet wird das Verfahren von der Abgangszollstelle. Das T1-Dokument muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse von Versender und Empfänger
• Anzahl und Gesamtgewicht der Packstücke
• Zolltarifnummern aller enthaltenen Waren

Die passende Zolltarifnummer recherchieren Sie unkompliziert mit unserem HS-Code-Finder oder direkt beim Europäischen Zoll-Portal.

Typische Fehler beim Transitdokument

• Zolltarifnummer fehlt oder ist falsch angegeben
• T1 wird nicht fristgerecht bei der Bestimmungszollstelle erledigt
• Ware verlässt das Zwischenlager, ohne dass das Dokument mitgeführt wird

Sechs Dokumente, unterschiedliche Aussteller, unterschiedliche Fristen: Ohne Unterstützung ist die Zollabwicklung für Geschäftskunden mit wenig Exporterfahrung fehleranfällig. Eine Multi-Carrier-Versandplattform bündelt Vordrucke, Dokumenten-Upload und persönliche Beratung an einer Stelle.

Mit einer Buchung über LetMeShip vergleichen Sie Preise und Laufzeiten von über 20 Carriern, laden Ihre Zolldokumente direkt beim Buchungsprozess hoch und behalten alle Sendungen inklusive Sendungsverfolgung im Blick.

Muss Ihre Sendung besonders schnell beim Empfänger ankommen, lohnt sich zusätzlich ein Blick in unseren Ratgeber zum Express-Import: Er zeigt, wie Sie mit vollständigen Zolldokumenten auch bei eiliger Zustellung und Prioritätsabfertigung durch den Carrier Verzögerungen vermeiden.

• 1. Zolldokumente zusammenstellen
  Klären Sie mit Ihrem Exporteur, welche der sechs Dokumente für Ihre Ware nötig sind, und sammeln Sie die passenden Vorlagen.
• 2. Sendung buchen und Dokumente hochladen
  Erfassen Sie Ihre Sendungsdaten, wählen Sie Carrier und Laufzeit und laden Sie alle Zolldokumente direkt im Buchungsprozess hoch.
• 3. Versenden und verfolgen
  Nach der Buchung erhalten Sie Label und Versanddokumente per E-Mail – Ihre Sendung verfolgen Sie bis zur Zollabfertigung in Echtzeit.

Mit den folgenden Schritten stellen Sie sicher, dass Ihre nächste Sendung ohne Zollverzögerung ankommt:

1. Klären Sie mit Ihrem Exporteur, welche der sechs Dokumente für Ihre Ware erforderlich sind und ob ein Präferenznachweis oder eine Genehmigung nötig ist.
2. Prüfen Sie Ihre eigenen Angaben: EORI-Nummer vorhanden, Zolltarifnummer bekannt, Rechnung mit allen Pflichtangaben vollständig unterschrieben.
3. Bewahren Sie alle Zolldokumente mindestens 10 Jahre in Ihrer Buchhaltung auf.
4. Buchen Sie Ihre Sendung über eine Versandplattform mit Dokumenten-Upload und laden Sie alle Zolldokumente direkt bei der Buchung hoch.