Etiquetado correcto de paquetes: guía para un envío sin errores con DHL, UPS, FedEx y otras empresas

Para garantizar que tus paquetes lleguen sanos y salvos a su destino, deben etiquetarse correctamente para el envío de paquetes. Solo así los proveedores de servicios de envío como DHL, Hermes y otros podrán leer la etiqueta de dirección y entregar el paquete a tiempo. Un etiquetado correcto evita retrasos en la entrega, devoluciones y costes adicionales.

Un paquete etiquetado incorrectamente cuesta tiempo, dinero y satisfacción del cliente en el día a día de tu negocio. Esta guía te muestra cómo hacerlo correctamente, tanto de forma manual como automática. Y te mostramos cómo el etiquetado profesional con una plataforma de envío resuelve todos tus problemas de una sola vez.

La regla de oro para etiquetar paquetes manualmente: la dirección del destinatario debe ser grande y estar situada en el centro de la superficie más grande del paquete, mientras que la dirección del remitente debe ser más pequeña y estar situada en la esquina superior izquierda.

¿Por qué?

Los sistemas de clasificación automática de los centros de paquetería utilizan cámaras, escáneres y cintas transportadoras para asignar cada paquete a la región de destino correcta lo más rápidamente posible.

Si la dirección del destinatario es grande y está situada en el centro de la superficie más grande, el escáner óptico puede reconocerla y leerla automáticamente con facilidad. El sistema vincula esta información con el destino correcto para que el paquete se envíe automáticamente en la dirección correcta a través de cintas transportadoras y conmutadores.

La dirección del remitente, por otro lado, solo es relevante en casos excepcionales (por ejemplo, para devoluciones o artículos que no se pueden entregar). Por lo tanto, debe ser más pequeña y estar situada en la esquina superior izquierda para que el escáner no la confunda con la dirección del destinatario. Una colocación incorrecta o una mala legibilidad pueden dar lugar a que el paquete se procese manualmente o se clasifique incorrectamente, lo que provocaría retrasos.

• No las pegues sobre bordes o esquinas: la etiqueta debe colocarse sobre una superficie lisa y plana para que los escáneres puedan leerla completamente.
• No las pegues sobre cinta adhesiva o papel de aluminio: las superficies brillantes pueden provocar reflejos que hagan ilegibles los códigos de barras.
• No las pegues sobre etiquetas o códigos de barras antiguos: el escáner puede reconocer la información antigua y provocar una clasificación incorrecta.
• No imprimas en un tamaño demasiado pequeño o demasiado grande: la etiqueta debe tener un formato estándar (por ejemplo, A6) para que el código QR se pueda leer correctamente.
• No la pegues en el lateral o en la parte inferior del paquete: la etiqueta debe estar centrada en la superficie más grande y plana.
• No pegues etiquetas dañadas, manchadas o arrugadas: una etiqueta limpia y sin daños es un requisito previo para el escaneo automático.
• No pegues las etiquetas demasiado cerca de los bordes del paquete: mantén una distancia mínima de 2 cm del borde para evitar daños.

En la etiqueta de envío preimpresa encontrarás campos para todos los datos relevantes y los campos de dirección necesarios. Si la etiqueta del paquete está rellenada correctamente, cumplirás automáticamente todos los requisitos para que el paquete llegue sano y salvo a su destino. Estos incluyen:

• Nombre del destinatario (y nombre de la empresa, si procede)
• Dirección actual del destinatario, incluido el código postal
• Datos adicionales de envío (por ejemplo, país de destino, número de teléfono)
• Nombre y dirección correctos del remitente

¿Cómo se etiqueta correctamente un paquete? Etiqueta de envío manual frente a profesional

Conclusión para las empresas B2B:

Aunque los paquetes etiquetados a mano pueden ser suficientes en casos excepcionales, las etiquetas de envío impresas son el estándar para el envío profesional. Garantizan procesos más rápidos, menores índices de error y una imagen profesional, lo cual es crucial para la satisfacción del cliente y la eficiencia en la logística.

Los principios básicos para el etiquetado (destinatario en letra grande, remitente en letra pequeña) son universales y se aplican generalmente a todos los demás proveedores de servicios de envío, incluidos UPS, FedEx y otros transportistas.

En la mayoría de las oficinas de correos se puede obtener gratuitamente una etiqueta adhesiva de DHL para paquetes y paquetes pequeños. Rellena las etiquetas, a ser posible en mayúsculas, y pégalas en la parte superior del paquete. Como alternativa, DHL también ofrece la opción de descargar la etiqueta de envío directamente en formato PDF e imprimirla. A continuación se ofrece una breve descripción de las ventajas y desventajas de las opciones de etiquetado:

• La etiqueta de envío se crea digitalmente, por ejemplo, a través del portal de clientes de un proveedor de servicios de envío o de un software de envío.
• Tú pagas online, recibes la etiqueta de paquetería en formato PDF para descargar e imprimes las etiquetas tú mismo.
• Ventaja: Más rápido, más barato y automatizado: los datos de la dirección se registran digitalmente y los códigos de barras son inmediatamente legibles por máquina.
• Ideal para envíos regulares o B2B, ya que los datos se pueden reutilizar fácilmente y los procesos se pueden integrar.

• La etiqueta de envío se crea para clientes privados en una oficina de correos o en una tienda de paquetería.
• Escribes los datos del destinatario y del remitente a mano en mayúsculas en la etiqueta o los introduce un empleado.
• Ventaja: no se necesita impresora, se ofrece asesoramiento personalizado.
• Desventaja: más lento y normalmente más caro, ya que el proceso es manual y no se dispone de seguimiento digital por adelantado.

En resumen: el franqueo online es sinónimo de procesamiento digital y automatizado del envío, mientras que la compra en la oficina es más manual y tradicional, adecuada para envíos comerciales ocasionales, no habituales.

En el caso de paquetes muy pequeños, el espacio disponible para la etiqueta de envío es limitado. Para garantizar que el envío pueda seguir procesándose sin problemas mediante sistemas de clasificación automáticos, todos los elementos de la dirección y los códigos de barras deben caber completamente en una sola superficie lisa. Importante:

• La etiqueta no debe estar arrugada ni pegada sobre los bordes, ya que los códigos de barras arrugados a menudo ya no son legibles por las máquinas.
• Si es necesario, elige un formato de etiqueta compacto (por ejemplo, DIN A6) o ajusta el embalaje.
• Asegúrate de que la superficie no tenga residuos de adhesivo ni etiquetas antiguas, ya que estos dificultan el escaneo.

Para los remitentes B2B se aplica lo siguiente: en el caso de envíos muy pequeños que se envían con regularidad, a menudo vale la pena utilizar embalajes de envío aptos para etiquetas o mini bolsillos para albaranes para aumentar la fiabilidad del proceso.

Cuando se trata del envío de paquetes grandes, el reto no es tanto el espacio como la visibilidad y la correcta colocación de la etiqueta de envío. Debido a su tamaño, los paquetes pueden procesarse de forma diferente en las instalaciones de clasificación, por lo que la etiqueta debe ser claramente visible y no estar cubierta por banderolas, correas o cinta adhesiva.

Recommendations:

• Pega la etiqueta en el centro del lado más grande y plano.
• El código de barras no debe quedar cubierto por láminas, correas o flejes.
• Si el paquete tiene muchas superficies potenciales (por ejemplo, cajas grandes y planas), asegúrate de que solo un lado lleve la dirección completa y la información de la etiqueta para evitar confusiones.
• Para envíos muy grandes con palés, se recomienda colocar un bolsillo adicional para la etiqueta en el lado largo, de modo que los escáneres puedan capturar la etiqueta desde diferentes ángulos.

Los envíos internacionales exigen un etiquetado especial, ya que los paquetes pasan por varios sistemas de clasificación nacionales y también por estaciones aduaneras. Un etiquetado preciso y estandarizado garantiza que el envío se procese correctamente en todo el mundo.

Los remitentes B2B deben prestar especial atención a lo siguiente:

• Indica siempre el país de destino en MAYÚSCULAS y en inglés, por ejemplo: « ESPAÑA», «ESTADOS UNIDOS», «ALEMANIA». Esto facilita la clasificación en los centros de distribución internacionales.
• Ten en cuenta el formato de la dirección y las características regionales del país de destino (provincias, estados, formatos de códigos postales).
• Rellena los documentos de aduana (por ejemplo, CN22, CN23 o facturas comerciales) de forma completa y correcta y adjúntalos a un bolsillo para documentos visible en el exterior.
• El contenido debe estar descrito con precisión, especialmente en el caso de mercancías comerciales.
• El seguimiento y las etiquetas de envío digitales son especialmente importantes en el extranjero, ya que permiten la pre-declaración automatizada en aduana y el seguimiento continuo del envío. Se acabaron los errores: crea etiquetas de envío para todos los proveedores de transporte (transportistas) de forma centralizada con LetMeShip.

La solución B2B en la plataforma todo en uno: en lugar de escribir manualmente o crear etiquetas en diferentes portales, las etiquetas se proporcionan directamente en la plataforma después de realizar la reserva, independientemente del transportista que hayas reservado. También las recibirás como archivo adjunto en el correo electrónico de confirmación.

Ventajas de crear etiquetas de envío con LetMeShip:

There are many things to consider when sending parcels, especially when it comes to saving money. We have more tips and tricks for you in the following blog articles:

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