Zollanmeldung und Verzollung: Ihre Checkliste für Import und Export

Ob Import oder Export: Sobald eine Sendung eine EU-Außengrenze überquert, wird sie zollpflichtig. Als Importeur brauchen Sie eine EORI-Nummer und müssen die Einfuhr über das ATLAS-System des Zolls (bei Kleinsendungen über die Internet-Zollanmeldung) anmelden sowie Warenwert und Zolltarifnummer korrekt angeben.

Als Exporteur kümmern Sie sich um die Ausfuhranmeldung und das Ausfuhrbegleitdokument. Eine normale Zollbeschau dauert nach unserer Erfahrung meist 1–2 Werktage – Verzögerungen entstehen fast immer durch fehlende Dokumente oder einen unplausiblen Warenwert. Diese Checkliste führt Sie durch alle zehn Formalitäten, erklärt den Zollprozess in fünf Schritten und zeigt, wo Ihnen ein erfahrener Carrier die Verzollung abnimmt.

Inhaltsverzeichnis zur Zoll-Checkliste

1. Warum eine Zoll-Checkliste unverzichtbar ist
2. EORI-Nummer: Die Basis für jede Zollanmeldung
3. Zollanmeldung: Die Einfuhranmeldung Schritt für Schritt
4. Ausfuhranmeldung & Ausfuhrbegleitdokument (ABD)
5. Zolltarifnummer & verbindliche Zolltarifauskunft (vZTA)
6. Absenderadresse, Zustelladresse & Frachtschein
7. Sendung verfolgen & Zollabwicklung organisieren
8. Zollabgaben: Was kostet die Verzollung?
9. Zolldokumente im Überblick
10. Der Zollprozess in 5 Schritten
11. Zollfreigrenze 2026: Was sich bei Kleinsendungen geändert hat
12. ICS2: Das neue EU-Frachtinformationssystem
13. Zoll-Checkliste zum Abhaken
14. FAQ: Zoll-Checkliste
15. Nächste Schritte

Ob Sie Waren importieren oder exportieren: Alle Sendungen, die die EU-Außengrenze überqueren, sind zollpflichtig – ohne Ausnahme. Die Verantwortlichkeiten unterscheiden sich je nach Richtung.

Als Importeur geben Sie die Einfuhranmeldung beim Zoll ab, fragen alle notwendigen Daten ab und senden die Versandpapiere an den Exporteur.

Als Exporteur sorgen Sie für die Ausfuhranmeldung und die Ausfuhrbegleitdokumente (ABD).

Besonders bei Importen aus Drittländern (Nicht-EU-Ländern) entstehen Verzögerungen, wenn Dokumente fehlen oder der Warenwert unplausibel wirkt. Wer die folgenden Punkte vor der Buchung abhakt, vermeidet die häufigsten Zollhindernisse von vornherein.

Die EORI-Nummer (Economic Operators’ Registration and Identification) ist der Nachfolger der Zollnummer auf europäischer Ebene und identifiziert Wirtschaftsbeteiligte im Außenhandel. Sie umfasst bis zu 17 Zeichen und beginnt mit dem zweistelligen Länderpräfix des vergebenden Mitgliedstaats (z. B. „DE“). In Deutschland beantragen Sie sie kostenlos über das Bürger- und Geschäftskundenportal der Zollverwaltung, in Österreich beim Zollamt Österreich (nachgeordnete Behörde des Bundesministeriums für Finanzen) – ebenfalls kostenlos.

Privatpersonen können keine EORI-Nummer beantragen, da nur „verzollfähige“ Unternehmen mit angemeldetem Gewerbe berechtigt sind. Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung für beide Länder finden Sie in unserer Import-Checkliste – halten Sie die Nummer für jede Buchung griffbereit, sie wird bei nahezu jedem Zolldokument abgefragt.

Die Zollanmeldung – im Importfall auch Einfuhranmeldung genannt – dient der statistischen Erfassung von Waren. Grundsätzlich müssen alle Drittlandswaren bei der Einfuhr in die EU dem Zoll angemeldet und in ein Zollverfahren überführt werden. Frei über Ihre Waren verfügen dürfen Sie erst, wenn diese dem Zoll vorgeführt, zollrechtlich abgefertigt und Ihnen überlassen wurden.

Für die Zollanmeldung benötigt der Zoll Angaben zu Warenwert und Wareninhalt. Der Versender legt diese in der Regel per Zollinhaltserklärung (Formular CN23) bei; buchen Sie über eine Versandplattform, übernimmt häufig die Zollrechnung diese Funktion, sodass Sie sich nicht separat um das CN23-Formular kümmern müssen. Grundsätzlich darf jeder Waren importieren – die Anforderungen an die Verzollfähigkeit betreffen nur die Registrierung als Wirtschaftsbeteiligter, nicht die Einfuhr an sich. Weitere Grundlagen zu Einfuhrverfahren, Präferenzen und Dokumenten finden Sie im Warenimport-Bereich.

Suchen Sie direkt den elektronischen Weg: In Deutschland läuft die Zollanmeldung über das ATLAS-System des Zolls (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungssystem) sowie – für Kleinsendungen und Reisende – über die Internet-Zollanmeldung. Das amtliche Merkblatt zur Zollanmeldung regelt die technischen Details dazu. Als Geschäftskunde einer Versandplattform übernimmt in der Praxis meist Ihr Carrier die elektronische Anmeldung für Sie, sodass Sie sich nicht selbst in ATLAS einarbeiten müssen.

Versenden Sie Waren in ein Nicht-EU-Land, müssen Sie in der Regel ab einem Warenwert von 1.000 € eine Ausfuhranmeldung durchführen. Die Anmeldung besteht aus mehreren Formblättern, die Sie beim zuständigen Hauptzollamt einreichen. An der Ausgangszollstelle legen Sie zusätzlich das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) vor.

Als Exporteur legen Sie eine Zollrechnung mit vollständigen Angaben zur Sendung bei – unvollständige Rechnungen sind einer der häufigsten Gründe für Rückfragen des Zolls. Mit der Anmeldung vergibt der Zoll außerdem eine MRN (Movement Reference Number), die jeden Versandvorgang eindeutig identifizierbar macht. Bewahren Sie die MRN zusammen mit Ihren Versanddokumenten auf – bei Rückfragen des Zolls ist sie der schnellste Weg, Ihre Sendung eindeutig zuzuordnen.

Importieren Sie Waren von außerhalb der EU, benötigen Sie eine Zolltarifnummer – sie muss auch auf der Rechnung angegeben werden. Sie ist die Grundlage, um Import- und Exportabgaben für die jeweilige Ware zu ermitteln und die geltenden Vorschriften festzustellen. Den passenden Code recherchieren Sie selbst über den HS-Code-Finder und vermerken ihn sowohl auf der Zollinhaltserklärung als auch auf der Handelsrechnung.

Sind Sie sich bei der Tarifierung unsicher, hilft eine unverbindliche Auskunft der Zentralen Auskunft des Zolls (kostenfrei, telefonisch, per E-Mail oder Post) – sie bindet die Behörden allerdings nicht. Rechtssicherheit bietet die vZTA: eine schriftliche, nur auf Antrag erteilte Entscheidung, die Sie und alle EU-Zollbehörden ab Zustellung bindet – gültig für bis zu drei Jahre und ausschließlich für die im Antrag beschriebene Ware. In Deutschland beantragen Sie die vZTA beim deutschen Zoll, in Österreich bei der zuständigen österreichischen Zollbehörde.

Absenderadresse verifizieren

Stellen Sie sicher, dass die Kontaktangaben des Absenders (Exporteurs) korrekt und aktuell sind – nehmen Sie im Zweifel persönlich Kontakt auf. Das vermeidet Verzögerungen bei der Abholung vor Ort, insbesondere in Nicht-EU-Ländern, in denen logistische Abläufe seltener standardisiert sind als innerhalb der EU. Eine falsche oder veraltete Adresse ist einer der häufigsten Gründe, warum eine Sendung nicht wie geplant abgeholt wird.

Zustelladresse angeben

Achten Sie bei der Zustelladresse auf zwei Punkte: eine Kontaktperson, die die Ware tatsächlich annimmt, und eine Telefonnummer für kurzfristige Rückfragen bei der Anlieferung. Eine vollständige Zustelladresse mit klarem Ansprechpartner verhindert Missverständnisse, gescheiterte Zustellversuche und damit zusätzliche Standtage.

Frachtschein erstellen

Haben Sie die vorangehenden Punkte erledigt, erstellen bzw. drucken Sie den Frachtschein aus und senden ihn an den Exporteur. Der beauftragte Carrier holt die Sendung anschließend mit den vereinbarten Angaben ab. Je vollständiger die Angaben auf dem Frachtschein, desto reibungsloser läuft die Abholung – Nacharbeiten an dieser Stelle kosten in der Praxis oft mehr Zeit als die sorgfältige Erstvorbereitung.

Track & Trace

Mit der Track-&-Trace-Funktion verfolgen Sie den Weg Ihrer Sendungen – unabhängig davon, welchen Carrier Sie gewählt haben. Das bringt Ihnen zwei konkrete Vorteile: Sie wissen, wann Ihre Sendung eintrifft, und Sie können sich proaktiv auf Zollformalitäten vorbereiten, statt erst bei Ankunft reagieren zu müssen. Bei einer Buchung über eine Versandplattform läuft die Sendungsverfolgung über alle Carrier hinweg an einer Stelle zusammen.

Zollabwicklung: Wer verzollt für Sie?

Sobald Ihre zollpflichtige Sendung eintrifft, kontaktiert Sie der Zoll und fragt, wie Sie verzollen möchten. Sie haben drei Optionen: Sie verzollen selbst – volle Kontrolle, aber auch volle Verantwortung, sinnvoll für Unternehmen mit eigener Zollabteilung. Eine Zollagentur verzollt für Sie – Fachkompetenz gegen zusätzliche, separat zu kalkulierende Gebühren. Oder der Carrier verzollt für Sie mit einer Vollmacht von Ihnen – empfehlenswert, wenn Sie über eine Versandplattform buchen, da die Verzollung ohnehin Teil der gebuchten Leistung ist und Ihren administrativen Aufwand erheblich reduziert. Stellen Sie dem Zoll in jedem Fall alle Versanddokumente umgehend zur Verfügung, um Ihren Warenimport zügig abzuschließen.

Die verbindliche Auskunft zur Höhe Ihrer Zollabgaben und der Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) erhalten Sie direkt vom Zoll. Haben Sie einen Zollbroker oder Zollbeauftragten im Unternehmen, steht dieser mit dem Zoll in Kontakt und kann die Höhe jederzeit erfragen. Die Höhe der Zollabgaben hängt von drei Faktoren ab: Warenwert, Warenart und Zolltarifnummer.

Wer welche Zollkosten trägt, regeln außerdem die vereinbarten Incoterms zwischen Absender und Empfänger – Details dazu im Incoterms-Guide. Bei DAP (Delivered at Place) trägt der Empfänger Einfuhrzoll und EUSt selbst und wird bei Ankunft der Sendung vom Zoll bzw. Carrier kontaktiert. Bei DDP (Delivered Duty Paid) übernimmt der Absender bereits alle Zoll- und Steuerkosten, sodass der Empfänger keine separate Zollzahlung mehr leisten muss. Welche Klausel für Ihre Sendungen sinnvoll ist, hängt vom Verhältnis zu Ihrem Handelspartner und von der Planungssicherheit ab, die Sie auf beiden Seiten brauchen.

Wichtig für Ihre Kalkulation: Bei einer Buchung über eine Versandplattform geht der Carrier während des gesamten Prozesses in Vorleistung – sowohl für die Transport- als auch für die Zollkosten. Die Rechnung dafür erhalten Sie erst nach Zustellung, zusammen mit den Zolldokumenten.

Je nach Richtung, Warenwert und Zielland brauchen Sie unterschiedliche Dokumente – von der Handelsrechnung bis zum Präferenznachweis. Die folgende Übersicht ordnet ein, wofür sie stehen und wann Sie sie brauchen – eine ausführliche Erklärung jedes einzelnen Dokuments finden Sie in unserem separaten Leitfaden zu Zolldokumenten.

Handelsrechnung und Proformarechnung müssen inhaltlich dieselben Zollangaben enthalten: Warenbeschreibung, Warenwert, Ursprungsland, Zolltarifnummer sowie die Kontaktdaten von Absender und Empfänger inklusive EORI-Nummer. Der Unterschied liegt allein in der Zahlungsverpflichtung – bei einer Proformarechnung zahlt der Empfänger nichts an den Versender, wohl aber gegebenenfalls Zollabgaben und EUSt an den Zoll. Fehlende oder unvollständige Unterschriften auf der Handelsrechnung zählen zu den häufigsten – und zugleich am leichtesten vermeidbaren – Zollhindernissen.

Der Zollprozess ist weitgehend automatisiert. Eine normale Zollbeschau – der Abgleich von Zollpapieren mit der Ware – dauert nach unserer Erfahrung meist 1–2 Werktage; eine offizielle Zoll-Vorgabe für die Bearbeitungsdauer gibt es nicht. In Ausnahmefällen kommt es zu Warenprüfungen, etwa bei Zweifeln an der Zollanmeldung, dem Verdacht auf illegale Waren oder einer Stichprobe. Brauchen Sie es schneller, zeigt unser Ratgeber zum Express-Import, wie sich die Zollabfertigung zusätzlich beschleunigen lässt.

• Ihre Ware ist im Zollprozess
  Abfertigungsbeamte des zuständigen Landes kontrollieren Menge und/oder Beschaffenheit. In der Sendungsverfolgung sehen Sie in dieser Phase den Status „On Hold“ – so lange, bis Ihre Ware den Zollprozess erfolgreich durchlaufen hat.
• Der Zoll fordert eine Verzollungsanweisung
  Sie geben an, wer den Verzollungsprozess begleitet – Ihren Ansprechpartner für den Zoll. Buchen Sie über eine Versandplattform, übernimmt der von Ihnen ausgewählte Carrier diese Rolle mit einer Vollmacht von Ihnen. Fehlen Dokumente oder Angaben, meldet sich der Carrier oder das Customer-Service-Team direkt bei Ihnen.
• Ihre Sendung ist noch nicht verzollt
  Häufige Zollhindernisse sind ein unplausibler Warenwert oder -inhalt, fehlende Handelsdokumente oder eine fehlende Verzollungsanweisung. Bei Buchung über eine Versandplattform werden Sie in der Sendungsverfolgung informiert und können fehlende Angaben oder Dokumente nachreichen.
• Ihre Sendung wird verzollt
  Der Status wechselt zu „Cleared by Customs“ – Ihre Ware ist jetzt auf dem Weg zu Ihnen.
• Ihre Sendung erreicht den Empfänger
  Mit der Ware erhalten Sie üblicherweise drei Dokumente: eine Rechnung mit den Zollgebühren, die Zolldokumente sowie die Rechnung für die Transportbuchung.

Die meisten Zollhindernisse entstehen nicht durch komplizierte Sonderfälle, sondern durch simple Lücken – ein fehlendes Feld auf der Rechnung, ein gerundeter statt exakter Warenwert oder eine vergessene Unterschrift. Ein zweiter Blick auf diese Checkliste vor dem Absenden der Dokumente spart im Zweifel mehrere Tage Standzeit.

Stand: 08/2026. Bis zum 30. Juni 2026 galt: Sendungen aus Nicht-EU-Ländern mit einem Sachwert bis 150 € waren zollfrei. Die Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) fällt davon unabhängig bereits ab dem ersten Cent an, seit die EU-weite 22-€-Bagatellgrenze 2021 abgeschafft wurde – ein zollfreier Warenwert bedeutete also nie automatisch auch eine steuerfreie Sendung.

Seit dem 1. Juli 2026 ist die 150-€-Zollfreigrenze ersatzlos entfallen – für Kleinsendungen gelten seither zwei unterschiedliche Regime. Für Fernverkäufe aus Drittländern an private Endverbraucher, die über das IOSS-Verfahren abgerechnet werden, sowie für klassische Postsendungen wird pro Warenkategorie („Item“) in der Sendung eine pauschale Zollabgabe von 3 € erhoben. Für Geschäftskunden mit Kurier-, Express- oder Speditionssendungen – also für Buchungen über eine Versandplattform wie LetMeShip – gibt es diese Pauschale nicht: Hier greifen seit dem 1. Juli 2026 die regulären, tarifgebundenen Zollsätze nach Zolltarifnummer bereits ab dem ersten Euro Warenwert. Die Einfuhrumsatzsteuer (19 % bzw. 7 %) fällt in beiden Fällen unverändert an. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Einfuhr, nicht der Bestelltag – auch früher aufgegebene Bestellungen können betroffen sein, wenn die Ware erst nach dem Stichtag in die EU eingeführt wird.

Beispiel für Ihre Geschäftssendung: Importieren Sie als Geschäftskunde eine Kuriersendung mit einem Warenwert von 80 €, fällt seit dem 1. Juli 2026 zusätzlich zur EUSt (19 % bzw. 7 % auf den Warenwert) der reguläre Zollsatz nach Zolltarifnummer an – auch bei diesem geringen Warenwert gibt es für Sie keine Bagatellgrenze mehr. Die 3-€-Pauschale betrifft ausschließlich private Post- und IOSS-Sendungen, nicht Ihre Carrier-Buchung. Kalkulieren Sie den regulären Zollsatz deshalb auch bei Kleinsendungen aus Drittländern ein – eine erste Einschätzung liefert der Zollrechner.

Besonderheiten für Österreich

Die grundsätzlichen Regeln zur Verzollung gelten für Deutschland und Österreich gleichermaßen, da beide EU-Mitgliedstaaten sind und denselben Unionszollkodex anwenden. Organisatorisch unterscheiden sich zwei Punkte: Die EORI-Beantragung läuft in Österreich über das Zollamt Österreich (nachgeordnete Behörde des Bundesministeriums für Finanzen) statt über das deutsche Zoll-Portal, und die verbindliche Zolltarifauskunft beantragen Sie ebenfalls bei der zuständigen österreichischen Zollbehörde statt bei der deutschen Generalzolldirektion. Die inhaltlichen Anforderungen an Dokumente, Fristen und Zollabgaben unterscheiden sich davon unabhängig nicht, da sie auf EU-weit einheitlichem Zollrecht basieren.

Die EU hat mit dem Import Control System 2 (ICS2) ein neues Frachtinformationssystem für Sicherheit und Gefahrenabwehr eingeführt. Die Einführung erfolgte in drei Phasen (15. März 2021, 1. März 2023, 3. Juni 2024), gestaffelt nach Art der Dienstleistung im internationalen Warenverkehr. Frachtinformationen und Risikoanalysen ermöglichen den Zollbehörden eine frühzeitige Identifikation von Bedrohungen, ein frühes Eingreifen an der geeignetsten Stelle der Lieferkette und den Schutz des EU-Binnenmarkts.

Für Ihre Buchung über eine Online-Versandplattform bedeutet ICS2 die sukzessive Einführung digitaler Handelsdokumente („Digital Trade Documents“): direkte Datenübertragung an Carrier und Zoll ohne Papierkram, alle Dokumente an einem Ort, schnellere Zollfreigabe durch weniger Rückläufe und bessere Datenqualität, da falsche oder vergessene Angaben schon bei der Eingabe markiert werden.

Sie müssen ICS2 nicht selbst technisch umsetzen – als Geschäftskunde einer Versandplattform betrifft Sie vor allem die Datenqualität Ihrer eigenen Angaben. Je präziser Warenbeschreibung, Warenwert und Zolltarifnummer schon bei der Buchung hinterlegt sind, desto reibungsloser läuft die automatisierte Risikobewertung durch den Zoll – und desto seltener wird Ihre Sendung für eine manuelle Zollbeschau ausgewählt.

Gehen Sie diese Punkte vor der nächsten grenzüberschreitenden Buchung kurz durch:

• EORI-Nummer vorhanden und griffbereit
• Einfuhr- bzw. Ausfuhranmeldung geklärt
• Zolltarifnummer ermittelt (im Zweifel vZTA beantragt)
• Warenwert korrekt und plausibel angegeben
• Zollinhaltserklärung (CN23) oder Zollrechnung vorbereitet
• Absenderadresse verifiziert
• Zustelladresse mit Kontaktperson und Telefonnummer vollständig
• Handels- bzw. Proformarechnung unterschrieben
• Frachtschein erstellt und an den Exporteur gesendet
• Track & Trace eingerichtet
• Entscheidung getroffen, wer verzollt (selbst, Zollagentur oder Carrier)
• Bei Kleinsendungen: regulären Zollsatz (Geschäftskunden) bzw. 3-€-Pauschale (nur private IOSS-/Postsendungen) sowie EUSt einkalkuliert

Mit dem Zollrechner und dem HS-Code-Finder auf unserer Übersichtseite zum Zoll prüfen Sie Warenwert, Zolltarifnummer und voraussichtliche Abgaben, bevor Sie buchen.

1. EORI-Nummer beantragen (falls noch nicht vorhanden) – über das Zoll-Portal (Deutschland) bzw. beim Zollamt Österreich (Österreich).
2. Zolltarifnummer ermitteln → HS-Code-Finder
3. Zollkosten kalkulieren → Zollrechner
4. Alle Zoll-Themen im Überblick → Zoll-Hub
5. Versand direkt buchen → Versandkostenrechner auf next.letmeship.com – inklusive Zollbegleitung durch den Carrier
6. Bei Fragen zu Import, Export oder Zolldokumenten: Unser persönlicher Customer Service ist Montag–Freitag von 08:00–18:00 Uhr für Sie da.