Zoll-Basics einfach erklärt: Handelsrechnung, EORI & ABD ohne Panik

Björn Ehrich nimmt Nora Zinnecker als selbsternannte „Zollanfängerin“ an die Hand. Wann ist eine Sendung überhaupt zollpflichtig? Wann brauchen Sie eine Handelsrechnung, wann reicht eine Proforma-Rechnung? Und warum wird ein harmloser USB-Stick mit Dokumenten zollrechtlich plötzlich zur Ware?

Außerdem geht es um die Incoterms DAP und DDP, um den teuersten Anfängerfehler überhaupt – die Nullrechnung – und um den Buchungsflow mit HS-Code und EORI-Nummer. Zum Schluss ordnen die beiden ein, wofür Sie das ABD und ein Ursprungszeugnis wirklich brauchen.

Die Folge gibt Erfahrungswerte aus dem Kundenservice wieder und ersetzt keine Zollberatung. Verantwortlich sind Exporteur und Importeur, im Zweifel helfen IHK und Zollamt weiter.

Kapitel

• 00:00 Intro
• 00:37 Zoll für Einsteiger: Was ist zollpflichtig?
• 01:34 Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung?
• 05:04 EORI-Nummer
• 05:33 Import: die Verzollungsinstruktion
• 07:03 Dokument oder Ware? Die USB-Stick-Falle
• 08:51 Wann bleibt eine Sendung im Zoll hängen?
• 09:24 Incoterms: DAP oder DDP
• 11:36 Praxisfälle: Welche Dokumente brauche ich?
• 12:18 Der teure Fehler: die Nullrechnung
• 13:14 Praxisfall: Druckventil nach Colorado
• 15:38 Praxisfall: Messmaschine in die Schweiz
• 18:12 Dokument vergessen? Nachreichen und Gestellung
• 20:52 Wo der Zoll besonders bürokratisch ist
• 22:26 Norwegen: Ursprungszeugnis und Warenwert
• 24:04 Buchungsflow: HS-Code, Rechnung, EORI
• 25:01 Das ABD im Detail
• 27:17 Schlusswort

Links aus dieser Folge

• Zoll-Ratgeber – alles rund um den Zoll beim Auslandsversand
• Proforma-Rechnung – Vorlage und Erklärung
• EORI-Nummer – kurz erklärt im Versandlexikon
• Dokumentenversand – was als Dokument gilt und was nicht
• Zoll-Checkliste – damit Ihre Sendung nicht im Zoll hängen bleibt
• Incoterms – DAP, DDP und die übrigen Lieferbedingungen
• Zoll USA – Zölle im Warenverkehr mit den USA
• Ursprungszeugnis – kurz erklärt im Versandlexikon
• HS-Code finden – Zolltarifnummer für Ihre Ware ermitteln
• Zolldokumente – vom Ausfuhrbegleitdokument bis zu den restlichen Papieren

Mit dabei

• Björn Ehrich – Versand- und Gefahrgutexperte bei LetMeShip
• Nora Zinnecker – Host, Marketing und Produkt bei LetMeShip

Was ist zollpflichtig?

Die Faustregel ist einfach: Jede Warensendung, die die EU in Richtung Drittland verlässt, ist zollpflichtig. Das gilt für die Schweiz, Liechtenstein und Norwegen genauso wie für alle Länder außerhalb Europas. Als Erstes brauchen Sie dafür eine Zollrechnung.

Mehr dazu: Zoll-Ratgeber

Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung?

Liegt der Sendung ein Verkauf zugrunde, schreiben Sie eine Handelsrechnung. Bei Mustern, Prototypen, Geschenken oder Ware im Gewährleistungsfall reicht häufig eine Proforma-Rechnung. Ersatzteile gehen eher mit einer Handelsrechnung raus. Einige Länder, etwa Südafrika, verlangen grundsätzlich eine Handelsrechnung, und für Indien oder die USA empfehlen Carrier sie manchmal ebenfalls. Björns Faustregel: Mit einer Handelsrechnung machen Sie nie etwas falsch.

Schreiben Sie auf die Rechnung so klar wie möglich, welches Geschäft hinter dem Transport steckt, etwa „Muster“, „Prototyp“ oder „Testexemplar“, gegebenenfalls mit dem Hinweis „No commercial value“. Im Idealfall bleibt der Importeur dann von Einfuhrabgaben verschont. Garantieren lässt sich das nicht, das letzte Wort hat der Zoll.

Verantwortlich sind Exporteur und Importeur. Wer es genau wissen will, fragt bei der IHK oder beim Zollamt nach.

Mehr dazu: Proforma-Rechnung

EORI-Nummer und Importe

Die EORI-Nummer, früher „Zollnummer“, brauchen Sie als Wirtschaftsbeteiligter in der EU für jede Sendung in ein Drittland, beim Export wie beim Import. Sie beantragen diese beim Zollamt und tragen sie auf der Zollrechnung ein.

Beim Import meldet sich meist der Carrier bei Ihnen, weil er Ihre Verzollungsinstruktion braucht. Erreicht er Sie nicht, drehen Sie den Spieß um: Melden Sie sich selbst bei der Importabteilung des Carriers und erteilen Sie die Instruktion. Wer öfter importiert und beim Carrier ein Kundenkonto hat, erlebt das meist weitgehend automatisiert. Das funktioniert mit verschiedenen Carriern.

Mehr dazu: EORI-Nummer

Dokument oder Ware?

Ein Dokument ist typischerweise bedrucktes Papier, etwa ein Vertrag oder eine Kündigung. Kataloge, technische Zeichnungen und Bedienungsanleitungen gelten dagegen schon als Ware. Auch ein Dokument wird zur Ware, sobald es auf einem USB-Stick reist. Maßgeblich ist die Definition des Einfuhrlandes.

Mehr dazu: Dokumentenversand

Wann bleibt eine Sendung im Zoll hängen?

Es gibt zwei Klassiker. Entweder ist eine vermeintliche Dokumentensendung in Wahrheit Ware, und die Rechnung fehlt. Oder auf der Rechnung fehlen Angaben wie Ursprungsland, Zolltarifnummer oder Incoterm.

Mehr dazu: Zoll-Checkliste

Incoterms: DAP oder DDP

Der Incoterm regelt, wer welche Rechte und Pflichten hat. Von den vielen Incoterms spielen im Express- und Standardversand nur wenige eine Rolle, bei LetMeShip sind es DAP und DDP. Sie wählen bei der Buchung: Bei DAP zahlt der Empfänger die Einfuhrabgaben, bei DDP übernimmt sie der Frachtzahler. Wählen Sie nichts aus, gilt DAP. Auf die Rechnung gehört der Incoterm in jedem Fall.

Mehr dazu: Incoterms

Praxisfall: Muster ohne Handelswert

Ein Hersteller aus Hannover schickt drei Kunststoffdichtungen als Muster in die USA. Auf die Rechnung schreibt er „Muster ohne Handelswert, 0 Euro“. Das klingt harmlos, ist aber ein ebenso beliebter wie berüchtigter Fehler: Die Zolldaten werden elektronisch erfasst, und mit einem Nullwert können die Systeme nichts anfangen.

Tragen Sie deshalb mindestens 1 Euro ein, besser aber noch den tatsächlichen Wert mit dem Hinweis „Sample, no commercial value“. Und weil nichts verkauft wird, ist die Proforma-Rechnung das passende Dokument.

Praxisfall: Druckventil nach Colorado

Ein Unternehmen aus Kiel verkauft ein Druckventil für 8.500 Euro in die USA. Es ist die erste Auslandssendung des Unternehmens überhaupt. Dafür brauchen Sie eine EORI-Nummer, eine Handelsrechnung (Commercial Invoice) und, weil der Warenwert über 1.000 Euro liegt, ein Ausfuhrbegleitdokument.

Ein Präferenznachweis kann Einfuhrabgaben senken, ist laut Björn derzeit aber eher fürs Vereinigte Königreich interessant als für die USA. Dort haben sich die Zollregeln in den letzten Jahren teils wöchentlich geändert. Im Zweifel fragen Sie direkt beim Zoll nach.

Mehr dazu: Zoll USA

Praxisfall: Messmaschine zur Kalibrierung in die Schweiz

Eine Messmaschine im Wert von 15.000 Euro geht zur Kalibrierung in die Schweiz, die Reparatur kostet 800 Euro. Das ist eine passive Veredelung, also eine vorübergehende Ausfuhr. Auf den Papieren steht deshalb nicht „Verkauf“, sondern „passive Veredelung“, dazu der Warenwert. Wegen des Werts brauchen Sie auch hier ein Ausfuhrbegleitdokument.

Die gute Nachricht kommt bei der Rückeinfuhr: Einfuhrabgaben fallen laut Björn nicht auf den gesamten Warenwert an, sondern nur auf die 800 Euro Reparaturkosten. Klären Sie Ihren Fall im Zweifel mit dem Zoll.

Dokument vergessen? Nachreichen und Gestellung

Fehlt ein Dokument, meldet sich meist der Carrier bei Ihnen. Laut Björn können Sie es dann per E-Mail an LetMeShip schicken, wir leiten es weiter. Zum Teil können Sie es auch direkt an den Carrier senden.

Beim Ausfuhrbegleitdokument gibt es diese zweite Chance nicht: Es muss vorliegen, bevor die Sendung losgeht. Dafür melden Sie die Ware beim Zoll zur Gestellung an, entweder am Amtsplatz oder an Ihrer Ladestelle. Zugelassene Ausführer können ein ABD auch dann erstellen, wenn die Ware noch nicht gestellt wurde.

Mehr dazu: Zolldokumente

Wo der Zoll besonders bürokratisch ist

Deutschland sieht Björn im Mittelfeld. Schwierig sind derzeit die USA, in Indien brauchen Sie Geduld, manche lateinamerikanischen Länder erheben sehr hohe Zollsätze, und auch bei China ist Vorsicht angebracht. Stoff genug für eine eigene Folge – die können sich Nora und Björn jedenfalls gut vorstellen.

Warenwert, Präferenz- und Ursprungsnachweis

Am Beispiel einer Sendung nach Norwegen gehen die beiden die Papiere noch einmal durch: Die Zollrechnung ist Pflicht, bei einem Warenwert über 1.000 Euro kommt das Ausfuhrbegleitdokument dazu. Ein Präferenznachweis belegt, dass die Ware aus der EU stammt, und kann die Einfuhrabgaben des Importeurs senken, zum Beispiel im Rahmen des Handelsabkommens zwischen der EU und Großbritannien. Ein einfaches Ursprungszeugnis bestätigt dagegen nur die Herkunft und senkt für sich genommen keine Zölle.

Der Warenwert auf der Rechnung muss realistisch sein: bei Verkäufen der Verkaufswert, bei Mustern oder Prototypen eher der Material- oder Herstellungswert. Ein nagelneues iPhone für 10 Euro zu deklarieren, nimmt Ihnen kein Zöllner ab.

Mehr dazu: Ursprungszeugnis

Der Buchungsflow: HS-Code, Rechnung, EORI

In der Buchung geben Sie zuerst Start und Ziel an, dann den HS-Code, die Handels- oder Proforma-Rechnung und Ihre EORI-Nummer. Beim HS-Code hilft der HS-Code-Finder. Prüfen Sie das Ergebnis aber, statt sich blind darauf zu verlassen. Wer regelmäßig versendet, kennt die HS-Codes seiner Waren ohnehin.

Mehr dazu: HS-Code finden

Das Ausfuhrbegleitdokument im Detail

Das ABD brauchen Sie, bevor Sie die Sendung buchen können, denn Sie laden es bei der Buchung hoch. Erstellen können Sie es selbst, etwa mit ATLAS oder einer anderen Zollsoftware, oder Sie lassen es von einem Zollagenten schreiben. LetMeShip erstellt keine ABDs, vermittelt Ihnen aber auf Wunsch einen Partner. Planen Sie dafür ein bis zwei Tage ein.

Das ABD dient der Außenhandelsstatistik der EU und wird nur gebraucht, bis die Ware die EU verlässt. Bis dahin muss es die Sendung begleiten, heute meist elektronisch mit der Buchung. Viele Länder setzen außerdem auf Paperless Trade, dann müssen Sie gar keine Papiere mehr an den Karton heften.

Björns Rat zum Schluss

Rufen Sie lieber einmal zu oft an als einmal zu wenig. Der Kundenservice von LetMeShip hilft, und in letzter Konsequenz klären IHK und Zollamt die Details.

Das Transkript basiert auf den Untertiteln der Folge und ist leicht geglättet. Es gilt das gesprochene Wort.

00:00 · Intro

Das ist Simplify Shipping, der Podcast für alle, die nicht jeden Tag versenden, aber wenn, dann richtig. Mit Björn Ehrich und Nora Zinnecker von LetMeShip. Moin. Moin. Und hallo zur neuen Folge von Simplify Shipping, dem Shipping-Podcast für alle, die expertenmäßig versenden wollen, ohne Versandexperten zu sein. Heute geht es um ein Thema, das mir Albträume bereitet, vielen Menschen Angst macht und großen mystischen Charakter hat, würde ich sagen.

00:37 · Zoll für Einsteiger: Was ist zollpflichtig?

Es geht um Zoll, Björn. Ja. Vielleicht kannst du heute mich auf eine Art therapieren, mir helfen, mich beruhigen und mir einmal erklären, Zoll, was hat es auf sich? Und vielleicht kannst du mal so bei den Grundbegriffen anfangen, bei den Basics. Hol mich mal ab als Zollanfänger. Was willst du wissen? Alles. Jede Warensendung, die die Europäische Union in ein sogenanntes Drittland verlässt, ist zollpflichtig. Alle Sendungen in die Schweiz, nach Liechtenstein, Norwegen und in alle fernen Länder abseits Europas.

Alle diese Sendungen sind zollpflichtig. Das heißt für unsere Kunden, dass sie zuallererst eine Zollrechnung anfertigen dürfen. Zum Beispiel eine Handelsrechnung.

01:34 · Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung?

Habe ich schon mal gehört. Ja, also wenn deinem Versand ein Handel zugrunde liegt, du verkaufst eine Ware, dann schreibst du eine Handelsrechnung. Die Kunden verschicken Muster oder verschicken Garantieware oder verschicken Geschenke. Und dann ist es häufig mit einer sogenannten Proforma-Rechnung getan. Ach so, weil es kein Handel ist. Genau. Macht Sinn. Es gibt ein paar Länder, ich glaube, Südafrika ist so eins, die in jedem Fall eine Handelsrechnung erfordern.

Es gibt dann immer so Phasen, da sagen dann Dienstleister, ja, ab sofort jetzt nur noch Handelsrechnungen auch nach Indien oder in die USA, und dann folgen unsere Kunden dem, und nach drei Monaten ist es wieder vergessen. Also doch wieder Proforma-Rechnungen dabei, und das geht dann auch in Ordnung. Ich sage den Leuten, grundsätzlich machen sie mit einer Handelsrechnung nie was verkehrt. Aber in gewissen Fällen ist eben die Proforma-Rechnung die richtige Wahl, weil eben kein kommerzieller Handel dem Transport zugrunde liegt.

Man kann sein, dass ich einen Nachteil habe, wenn ich eine Handelsrechnung mache, weil es vielleicht so wirkt, als würde ich damit handeln, auch wenn es im Zweifel halt ein Geschenk, ein Prototyp oder ein Muster ist. Ja, also der Sinn der Proforma-Rechnung ist eben, dass der Importeur weitestgehend von Einfuhrabgaben befreit wird. Also sollte sich der Kunde schon darüber Gedanken machen, welche Rechnung er schreibt, beziehungsweise wie er sie schreibt.

Okay, aber ich sag mal, bei LetMeShip ist ja so ein klassischer Fall, der versendet wird über unsere Plattform, dass jemand ein Muster, einen Prototypen oder auch ein Ersatzteil schickt zu einer Produktionsstätte. Gut, Ersatzteil ist natürlich, das wäre eher die Handelsrechnung, oder? Sehe ich auch so, ja. Wobei ein Muster oder ein Prototyp, ist das nicht so ein bisschen ein Graubereich? Weil natürlich hat das einen wirtschaftlichen Zweck, dass ich ein Muster oder einen Prototypen verschicke.

Aber es ist auch kein Handel in dem Sinne, sondern vielleicht soll das erstmal für einen Test an eine andere Produktionsstätte gebracht werden. Muss ich das alles erklären auf der Handelsrechnung, oder ist es so ein bisschen von Fall zu Fall abhängig, ob dann die Proforma-Rechnung oder die Handelsrechnung passt? Also wir empfehlen den Kunden grundsätzlich, auf ihrer Rechnung bestmöglich darzulegen, welche Art des Geschäfts dem Transport zugrunde liegt.

Also beispielsweise, wie du sagst, ein Muster, ein Prototyp, ein Testexemplar, und dann teilweise eben mit dem Hinweis „No commercial value“. Okay. Und dann hätte ich den Vorteil, dass ich von den Einfuhrgebühren befreit bin, richtig? Ja. Im Idealfall, ja. Und im nicht idealen Fall muss ich sie dann trotzdem zahlen, auch bei der Proforma-Rechnung? Kann durchaus passieren. Und das ist dann so Zollabwägung, da steht der Zollbeamte und sagt, oh komm, das Paket gefällt mir nicht, der muss da trotzdem zahlen?

Also ich könnte ganz simpel sagen, der Zoll hat immer recht im Zweifelsfall. Deswegen sage ich den Leuten auch, dass wir bei LetMeShip nach bestem Wissen und Gewissen beraten, dass jedoch am Ende der Kunde, also sowohl der Exporteur als auch bei der Einfuhr der Importeur, zuständig, verantwortlich sind. Und wenn die Kunden es genau wissen wollen, dann empfehle ich den Kontakt zur IHK oder zum Zollamt. Also wir hätten dann die Kontakte, die man weiterreichen kann, falls man die nicht selbst schon vorliegen hat?

Ja. Okay.

05:04 · EORI-Nummer

Ja gut, ich brauche ja noch sowas wie eine EORI-Nummer, das habe ich schon mal gehört. Genau, die EORI, die ehemalige Zollnummer, die brauchst du als Wirtschaftsbeteiligter der Europäischen Union, wenn du Sendungen in ein Drittland schicken willst. Die beantragst du typischerweise bei deinem Zollamt. Und diese EORI, die schreibst du dann auch auf deine Zollrechnung. Das gilt sowohl für Exporte wie auch für Importe. Für alle Geschäfte mit Drittländern.

Okay, jetzt hast du schon Import gesagt.

05:33 · Import: die Verzollungsinstruktion

Wie ist das denn eigentlich, wenn ich jetzt Rohstoffe oder Bauteile importiere, inwiefern muss ich mich dann um den Zoll kümmern als das Unternehmen, das diese Waren bekommen möchte? Dein Zulieferer schickt dir etwas. Der Dienstleister liefert es. Und der Dienstleister wird dich typischerweise kontaktieren, weil er deine Verzollungsinstruktion erwartet. Es kann in der Praxis so aussehen, dass der Dienstleister dich nicht kontaktiert oder du in dem Moment nicht zugegen gewesen bist, als dein Telefon klingelte.

Und dann? Ja, in den Fällen empfehlen wir unseren Kunden, dass sie sich proaktiv beim jeweiligen Dienstleister melden. Also da gibt es dann normalerweise Mailadressen der Importabteilung, dann sagen wir unseren Kunden, kontaktieren Sie diese Mailadressen, teilen Sie mit, dass Sie die Ware importieren möchten, dass Sie Ihre Verzollungsinstruktionen erteilen möchten, und alles Weitere geschieht dann normalerweise. Okay.

Und wenn ein Kunde schon mehrfach Importe mit einem Dienstleister durchgeführt hat, dann hat er da in der Regel auch ein Kundenkonto. Und dann läuft das in der Regel weitgehend automatisiert. Okay, das klingt dann aber so, als würde ich besser bei einem Dienstleister bleiben, bei einem Versanddienstleister, damit ich dann eine Kundennummer habe. Oder könnte ich trotzdem je nach Fall unterscheiden, abwägen, ob ich jetzt dann eher FedEx, UPS oder DHL nehme?

Ich kann sie alle nutzen. Ja, okay.

07:03 · Dokument oder Ware? Die USB-Stick-Falle

Sag mal, Björn, wir hatten es jetzt ja von Waren, sowohl von Export als auch von Import, aber was ist eigentlich mit Dokumenten oder auch mit, ich sag jetzt mal, mit einem USB-Stick, oder gibt es noch CD-ROM, weiß ich nicht. Aber wenn ich einen digitalen Datenträger verschicke, was ist denn damit? Das ist ein guter Punkt, Nora. Das ist nämlich ein beliebter Fehler, den Kunden machen. Kunden stellen sich vor, ich verschicke Verträge oder Mitarbeiterlisten oder was auch immer auf einem USB-Stick.

Und stecken diesen vielleicht auch noch in eine Dokumentenversandtasche. Ja, ist ja ein Dokument, oder nicht? Ja, sind sich ganz sicher, Dokumente zu versenden, aber ein Dokument ist typischerweise ein bedrucktes Papier. Ach so, wie das hier, was? Das ist ein Dokument, ganz genau. Ein Vertrag ist ein Dokument, eine Kündigung ist ein Dokument. Ein Katalog ist schon kein Dokument mehr. Eine technische Zeichnung ist kein Dokument.

Eine Bedienungsanleitung ist kein Dokument. Da sprechen wir schon über Waren. Und sobald ein Dokument sich auf einem Datenträger befindet, ist es ohnehin eine Ware. Okay, wegen dem Datenträger. Ganz genau. Aber warum ist das bei einem Katalog so oder bei einer Bedienungsanleitung, weil die immer so eng zusammenhängt mit Waren oder mit Produkten? Das ist größtenteils Definition der jeweiligen beteiligten Länder. Okay. Das heißt, es gibt Länder, wo die Definition anders ausgelegt ist, aber hier in Deutschland ist es eben so, dass ein Katalog nicht als Dokument gilt, beispielsweise.

Also ich weiß es vor allem bei Exporten. Das heißt, du weißt, dass, wenn man jetzt von hier aus einen Katalog verschickt, irgendwohin in die Welt, dann wird beim deutschen Zoll es nicht als Dokument gelten, und man muss es eben verzollen? Es geht vor allem um die Einfuhr im jeweiligen Land. Und das ist meistens dann im Katalog beispielsweise eben zollpflichtig? Der Katalog ist zollpflichtig, ja.

08:51 · Wann bleibt eine Sendung im Zoll hängen?

Wann bleibt eigentlich eine Sendung so üblicherweise im Zoll stecken? Ja, sie bleibt zum Beispiel im Zoll stecken, wenn der Dokumentensendung, welche sich dann tatsächlich als Warensendung entpuppt, die Rechnung fehlt. Ah, das heißt, wenn ich vorher nicht richtig abgewogen habe, dann kann das durchaus zu Problemen führen. Genau. Und was sind sonst noch so die Fälle? Es fehlen wichtige Informationen auf der Rechnung, beispielsweise das Ursprungsland oder die Zolltarifnummer oder der sogenannte Incoterm.

09:24 · Incoterms: DAP oder DDP

Der Incoterm, das ist eine, ja, könnte sagen, Frankatur. Der Incoterm gibt Aufschluss über die Rechte und Pflichten der am Transport Beteiligten. Es gibt eine ganze Menge Incoterms. Einige davon spielen für den Express- und Standardversand überhaupt keine Rolle, weil sie vielleicht in der Seefracht Anwendung finden. Das klingt jetzt für mich ein bisschen wie böhmische Dörfer mit den Incoterms. Was ist denn da so ein Beispiel?

Ja, ein bisschen. Also bei uns, bei LetMeShip, sind eigentlich zwei Incoterms von Bedeutung. Der eine ist DAP, das heißt Delivered at Place. Und er besagt, dass der Absender die Fracht bezahlt und der Empfänger im Grunde alles, was sich daran anschließt. Ah, okay. Das heißt, Einfuhrumsatzsteuer, Zollkosten, eventuelle Lagerkosten. Und DDP hingegen, Delivery Duty Paid, das ist Frei-Haus-Lieferung. Das heißt, der Absender zahlt alles.

Er zahlt die Fracht und er zahlt den gesamten Nachgang bezüglich Zoll und Einfuhr und so weiter und so weiter. Das sind die beiden Incoterms, die wir bei uns anbieten. Ist das was, was man auf der Zollrechnung angibt? Oder wo würde man das hinterlegen, um klarzumachen, wie jetzt die Regelung ist bei der speziellen Sendung? Also der Kunde wählt in der Buchungsplattform von LetMeShip aus. Er kann den entsprechenden Haken für DDP setzen, andernfalls verschickt er standardmäßig DAP.

Aber der Incoterm sollte in jedem Fall auch auf der Rechnung stehen. Und der guckt sich der Zoll diese Rechnungen an? Ja. Okay, also der nimmt die bei den Sendungen, der wird das wahrscheinlich so ein bisschen, wenn man das stichprobenartig machen, stelle ich mir jetzt vor, dass er dann da reinguckt, der Zollmitarbeiter oder die Zollmitarbeiterin, und dann checkt, ob alles passt. Genau. Okay, ja, und dann kann ich halt so ein bisschen Glück haben oder auch mal Pech haben.

Meistens geht es gut. Okay, na gut, so langsam fühle ich mich schon besser.

11:36 · Praxisfälle: Welche Dokumente brauche ich?

Und jetzt teste ich noch ein bisschen deinen Expertenwissen, Björn, mit ein paar Fallbeispielen. Pass auf, ich möchte jetzt von drei Szenarien hören, welche Dokumente ich brauche und worauf ich aufpassen muss. Erstes Beispiel: ein Muster ohne Handelswert. Eine Kunststoffdichtung geht in die USA. Also 0 Euro Warenwert, ich habe jetzt nichts, was ich angeben kann. Also ein Hersteller aus Hannover schickt drei Kunststoffdichtungen als Produktmuster an einen potenziellen Kunden in den USA.

Auf der Rechnung steht: Muster ohne Handelswert, 0 Euro. Der Absender denkt: kein Wert, kein Zoll, kein Problem.

12:18 · Der teure Fehler: die Nullrechnung

Also die sogenannte Nullrechnung ist auch ein beliebter beziehungsweise berüchtigter Fehler, den Kunden machen, weil sie, wie du in deinem Beispiel sagst, denken, das Muster hat keinen Handelswert, ich trage 0 Euro ein. Geht nicht. Es sollte minimum 1 Euro auf der Rechnung stehen. Zumal wir seit ein paar Jahren auch die Zolldaten elektronisch erfassen, und auch da ist ein Nullwert ausgeschlossen. Der wird von den Systemen nicht verarbeitet.

Also 1 Euro sollte es sein. Und der Kunde kann durchaus auch den tatsächlichen Wert auf die Rechnung schreiben, mit dem Hinweis „Sample, no commercial value“. Okay. Und in diesem Fall wäre es dann wohl auch die Proforma-Rechnung, die er ausstellt, weil er eben ein Muster ohne Wert verschickt. Er verkauft das Teil nicht. Okay, und dann wäre es fein. Also Hauptsache 1 Euro und dann die Proforma-Rechnung.

13:14 · Praxisfall: Druckventil nach Colorado

Ganz genau. Okay, alles klar. Nächstes Beispiel. Ein Druckventil nach Colorado. Warenwert 8.500 Euro. Also die Hafenbeck Precision GmbH aus Kiel. Das Druckventil geht nach Colorado. Warenwert habe ich schon gesagt. Das ist die erste Sendung von diesem Unternehmen überhaupt ins Ausland. Haben sie vorher noch nie gemacht. Was brauche ich, die arbeitet bei der Hafenbeck Precision GmbH, was brauche ich auf dem Tisch, bevor das Paket überhaupt rausgehen kann?

Eine EORI-Nummer hast du schon? Sagen wir mal, die habe ich jetzt schon. Hast du schon, okay, gut. Dann schreibst du deine Exportrechnung, in diesem Fall eine Commercial Invoice, du verkaufst das Teil. Dein Warenwert liegt über 1.000 Euro, das heißt, du brauchst ein Ausfuhrbegleitdokument. Eventuell legst du einen Präferenznachweis bei. Der gibt Aufschluss über den Ursprung deiner Ware. Inwiefern? Also warum ist das wichtig?

Weil im Idealfall sich dadurch die Einfuhrabgaben reduzieren für den Importeur. Aha, warum? Also da steht drin, der Ursprung von meinem Druckventil. Der wäre jetzt Deutschland in dem Fall, weil den haben wir ja in der Produktion hergestellt, das ist jetzt der Prototyp, den wir in Colorado testen sollen. Okay, gut, möglicherweise ist mein Beispiel irreführend, weil wir haben es mit den USA, glaube ich, zu tun gerade, und in den USA ist momentan alles anders.

Dann lass uns so einen kleinen Schwenker in die USA machen. Was ist denn da gerade alles anders? Macht nur Probleme oder was? Also ich sage mal so, die letzten Jahre änderten sich teilweise die Zollregularien wöchentlich. Okay, ja. Und das heißt, du bist eigentlich immer am Arbeiten, dass du irgendwie einen aktualisierten Stand hast, um die Kunden auch beraten zu können, die anrufen und sagen, ey, was ist jetzt schon wieder los?

Beziehungsweise wir haben in diesen Fällen tatsächlich gesagt, fragen Sie direkt mal einen Zoll. Ja, gut. Okay, also ich habe die EORI-Nummer, ich habe eine Handelsrechnung geschrieben, ich habe ein Ausfuhrbegleitdokument, und was war nochmal das Letzte? Ich nannte den Präferenznachweis, aber ich glaube, der ist momentan eher was für UK als für die USA. Okay, dann vergessen wir den doch erstmal.

15:38 · Praxisfall: Messmaschine in die Schweiz

Das Letzte ist eine Messmaschine, die zur Kalibrierung in die Schweiz zurückgeschickt wird. 15.000 Euro Warenwert. Also, ein Unternehmen schickt eine hochwertige Messmaschine zur Kalibrierung in die Schweiz. Der Maschinenwert sind 15.000 Euro. Reparaturkosten beim Schweizer Labor sind 800 Euro. Und beim Rücktransport kommt die Frage, worauf erhebt der Zoll jetzt die Abgabe? Auf die 15.000 Euro Warenwert oder auf die 800 Euro Reparaturkosten?

Also wir haben es mit einer sogenannten passiven Veredelung zu tun. Passiv, weil unser Kunde etwas verschickt, um es veredeln zu lassen. Aktiv wäre, wenn er etwas veredeln würde, sei es jetzt eine Wartung, eine Reparatur oder einfach eine Verschönerung einer Ware. Und in Anbetracht des Warenwerts bedarf es auch hier des Ausfuhrbegleitdokuments neben der Rechnung. Und in diesem Fall wird nicht Handel oder endgültiger Verkauf auf den Papieren stehen, sondern eben passive Veredelung.

Das heißt, wir haben es mit einer vorübergehenden Ausfuhr zu tun. Die Sendung geht in die Schweiz, wird veredelt, sie kommt wieder zurück. Und der Kunde wird eben auf seine Ware beziehungsweise auf den Wert seiner Ware nicht den gesamten Zoll zahlen müssen, sondern nur auf diese 800 Euro Reparatur- oder Wartungskosten, die du erwähnt hast. Okay, guck mal, das hätte ich nicht gedacht. Das finde ich echt spannend. Das heißt, nur die 800 Euro werden auch auf der Rechnung stehen.

Also der Warenwert bleibt ja bei 15.000 Euro, oder? Ja, der Warenwert steht auf der Rechnung, aber eben der Hinweis, dass es sich um eine passive Veredelung handelt. Okay, und dann werden diese 800 Euro, die die Reparatur gekostet hat, was die passive Veredelung ist in dem Fall, die werden aber auf jeden Fall nicht aufgeführt, und darauf wird der Zoll und die Abgaben gezahlt. Ganz genau. Okay, spannend. Wir machen gleich nach einer kleinen Werbepause weiter.

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18:12 · Dokument vergessen? Nachreichen und Gestellung

Was ist eigentlich, wenn ich ein Dokument vergessen habe? Kann ich das irgendwie nachreichen? Kann ich den Zoll anrufen und sagen, hier, Entschuldigung, ich habe meinen ABD vergessen, hier ist es. Ist doch alles digital heute, oder? Ja, es wird eher der Dienstleister sein, der sich bei dir meldet. Und du kannst das Papier nachreichen. Also du kannst es sowohl uns per E-Mail schicken, und wir leiten es dementsprechend weiter, oder du kannst es teilweise auch selbst an die Carrier schicken.

Das heißt, es ist tatsächlich möglich, wenn ich was vergessen haben sollte oder wenn mir zum Beispiel dieser Grenzwert mit den 1.000 Euro Warenwert nicht klar war, wo ich das ABD noch beilegen muss, dann ist es möglich, theoretisch das nachzureichen. Wenn du das ABD hast, dann ja. Ja, wenn ich es nicht habe, dann nicht. Also ich brauche es, bevor ich die Sendung losschicke? Im Prinzip, ja. Es gibt den Begriff des zugelassenen Ausführers.

Der zugelassene Ausführer ist tatsächlich in der Lage, ein ABD zu erstellen, obwohl seine Ware irgendwo hängt. Das ist andernfalls nicht möglich, weil du, um ein ABD zu bekommen, eine Zollbeschau, die sogenannte Gestellung, anmelden musst. Okay. Lass uns nochmal zurückspulen zu, ich erstelle ein ABD. Da muss ich eine Zollbeschauung beantragen? Okay. Ja, du gehst entweder mit deinem Paket unter dem Arm ins Zollamt, zum Amtsplatz, und lässt am Amtsplatz gestellen, lässt die Ware beschauen.

Oder du lässt außerhalb des Amtsplatzes gestellen, das ist typischerweise deine Firmenadresse, deine Ladeadresse. Kommt dann immer jemand vorbei vom Zoll und guckt sich das an? Das Schöne ist, es kommt so gut wie nie jemand vorbei. Aha, dann würde ich ja eher diese Option wählen. Das machen die meisten Kunden auch. Also ich selbst erinnere mich an eine Handvoll Fälle, in denen wirklich außerhalb des Amtsplatzes gestellt wurde.

Was dann auch mit Kosten verbunden ist. Das ist dann schon etwas ärgerlicher, wenn da wirklich jemand kommt, dann sind schon mal 100, 150 Euro fällig, aber ich erinnere mich an ganz wenige Fälle, in denen die Kunden, die außerhalb gestellt ließen, sagten, da kam jemand. Na gut, aber die Wahrscheinlichkeit ist relativ gering, und die Wahrscheinlichkeit, dass ich dann diese 100, 150 Euro zahlen muss, was auch immer es dann heutzutage so ist, kommt nicht so oft vor.

Okay, das heißt, die Option ist auf jeden Fall ganz angenehm. Genau. Gut, das habe ich jetzt gemacht, das ABD erstellt, lege ich dem Dokument, dem, nicht Dokument, sondern dem Paket bei. Dem Paket bei. Und dann geht es auf den Weg.

20:52 · Wo der Zoll besonders bürokratisch ist

Würdest du denn sagen, Deutschland ist auf der Bürokratieskala, was Zoll angeht, schon der Sieger, oder gibt es noch Länder, die krasser sind? Ich sehe Deutschland irgendwo im Mittelfeld. Ach, wer ist denn noch schlimmer, noch bürokratischer? Ja, also wie schon angedeutet, die USA sind schwierig momentan. In Indien gehen die Uhren etwas anders. Da braucht es Geduld. Ich weiß, dass manche lateinamerikanische Länder sehr, sehr hohe Zollsätze haben.

Das unterschätzen einige Kunden. Ich erinnere mich an einen Fall, da hatte ich mal, ich glaube, als Weihnachtsgeschenk eine elektrische Zahnbürste verschickt, die kostet 25 Euro oder so. Und ich glaube, der brasilianische Zoll fordert ja eine dreistellige Dollarsumme. Oh, ungünstig. China ist teilweise auch mit Vorsicht zu genießen. Also Deutschland ist da, glaube ich, ganz gut aufgestellt. Das klingt so, als könnten wir nochmal eine Extra-Folge machen für Zollbesonderheiten in anderen Ländern.

Gerne. Finde ich gut. Dann können wir da nochmal auf die ganzen indischen, chinesischen und vielleicht auch so ein paar US-amerikanische Besonderheiten eingehen. Könntest du mir nochmal so die Zollgrundbegriffe erklären? An welche denkst du? Zum Beispiel den Zollwert, HS-Code, wie heißen sie noch alle, die EORI-Nummer, diese ganzen Begriffe, die so rumfliegen. Also wenn ich jetzt beispielsweise was wieder mal in die USA verschicken möchte.

Schlechtes Beispiel, weil es hat so viele Sonderfälle.

22:26 · Norwegen: Ursprungszeugnis und Warenwert

Sagen wir, ich schicke was nach Norwegen. Nach Norwegen. Mal ein ganz anderes Beispiel, ganz frisch und skandinavisch. Ja. So, ich möchte was verschicken, und wie gehe ich denn jetzt vor? Hat über 1.000 Euro Warenwert, das kann ich dir schon mal sagen. Ja, also unsere Zollrechnung ist obligatorisch. Ab 1.000 Euro brauchst du das Ausfuhrbegleitdokument. Eventuell hast du einen sogenannten Präferenznachweis, das ist zum Beispiel ein Ursprungszeugnis, welches eben belegt, dass die Ware aus Deutschland kommt, dass sie hier hergestellt wurde.

Und dieses Ursprungszeugnis führt im Idealfall eben zu einer Ermäßigung der Einfuhrabgaben für den Importeur. Deswegen ist das von Bedeutung. Also das brauchst du zum Beispiel momentan, wenn du das Freihandelsabkommen zwischen EU und Großbritannien nutzen möchtest, musst du eben darlegen, dass es sich um EU-Ware handelt, beziehungsweise umgekehrt, wenn Briten etwas schicken, müssen sie darlegen, dass es britische Ware ist, und dann sind sie zollbefreit.

Das ist der Sinn eines Ursprungszeugnisses. Zum Thema Handels- oder Warenwert. Der Kunde gibt typischerweise auf einer Rechnung seinen Verkaufswert an. Oder wenn es sich vielleicht um ein Muster oder um einen Prototypen handelt, dann vielleicht eher den Materialwert, den Herstellungswert. Und ich sage den Leuten immer, der Warenwert auf der Rechnung oder der Rechnungswert sollte dem Warenwert irgendwie entsprechen. Also selbst wenn ich mit Rabatten um mich schmeiße, ich kann kein nagelneues iPhone mit 10 Euro deklarieren.

Das wird kein Zöllner akzeptieren. Ja, okay. Also muss schon realistisch sein für das, was ich tatsächlich verschicke.

24:04 · Buchungsflow: HS-Code, Rechnung, EORI

Und wenn ich jetzt an den Buchungsflow denke, sag ich mal, auf unserer Seite, dann muss ich ja erstmal sagen, von wo nach wo, also in dem Fall von Deutschland nach Norwegen. Da muss ich den HS-Code eingeben. Beziehungsweise bieten wir auch eine Unterstützung, KI-basiert, ihn zu finden. Wobei ich das auf jeden Fall überprüfen würde und mich jetzt nicht blind darauf verlassen. Aber im Zweifel kennen unsere Kunden auch die HS-Codes von den Waren, die sie regelmäßig verschicken.

Und dann kann es natürlich leicht sein, sich da Unterstützung zu holen. Dann erstelle ich eine Handels- oder Proforma-Rechnung. Ich muss die EORI-Nummer eintragen, wenn ich das richtig im Kopf habe. Und das ABD erstelle ich parallel. Also das ist quasi nicht in dem Buchungsflow, wenn ich mir mein Label für die Sendung erstelle, sondern das ist was, was ich auf einem parallelen Arbeitsweg erstellen muss, richtig? Also tatsächlich brauchst du das ABD,

25:01 · Das ABD im Detail

bevor du die Sendung über unsere Seite buchen kannst. Du lädst das ABD ja typischerweise auch hoch. Wir haben seit ein paar Jahren die elektronischen Zolldaten, und es ist von daher gar nicht mehr notwendig, die ausgedruckten Papiere an der Sendung zu befestigen. In Abhängigkeit der Länder, weil die meisten Länder unterstützen tatsächlich die Paperless-Trade-Lieferungen, PLT Countries genannt bei uns. Und das ist auch so ein Begleitdokument.

Das kannst du eben selbst erstellen, etwa mit dem ATLAS-System oder auch mit anderen Softwarelösungen. Wir haben einen Partner, die Zollagentur Schnitzler, die unseren Kunden ein ABD schreibt auf Wunsch. Und dafür sind eben ein bis zwei Tage zu veranschlagen. Die Ware wird zur Zollgestellung angemeldet, also zur Zollbeschau. Entweder am Amtsplatz beim Zoll oder außerhalb des Amtsplatzes an der Ladestelle. Dieses ABD dient letztlich der Außenhandelsstatistik der EU.

Und es wird eigentlich nur benötigt, bis die Ware die Europäische Union verlässt. Ach so, das ist für die Einfuhr im Grunde egal. Es ist irrelevant. Also das ABD, das wird benötigt, bis die Ware beispielsweise am Flughafen Köln-Bonn oder Leipzig ausgeflogen wird oder an einem Binnenzollamt, vielleicht am Rhein, wenn es in die Schweiz geht, die EU verlässt. Da wird das ABD dann erledigt. Es wird ein sogenannter Ausgangsvermerk erstellt.

Und sobald die Sendung aus der EU raus ist, kräht eigentlich kein Hahn mehr nach einem ABD. Ganz wichtig ist aber, dass das ABD die Sendung begleitet. Andernfalls machen sich diverse Akteure vom Absender bis zum Fahrer strafbar, wenn eine anmeldepflichtige Sendung ohne ABD läuft. Ach, krass. Also muss eigentlich auch der Fahrer checken, Achtung, über 1.000 Euro Warenwert, also muss sich die Rechnung, die Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung anschauen und dann prüfen, ob auch ein ABD beiliegt.

Ja, also in der Praxis ist es ja so, dass es tatsächlich elektronisch vorliegt seit ein paar Jahren. Also das sieht der Fahrer in dem Sinne gar nicht mehr, aber es erfolgt ja mit der Anmeldung der Sendung, mit der Buchung der Sendung wird das ABD bereitgestellt. Ach so, das wird elektronisch vorher geprüft. Ja. Okay, verstehe.

27:17 · Schlusswort

Ja, dann war es das für heute. Erstmal mit unserer Folge zum Zoll, oder? Möchtest du noch was dazu sagen? Ein paar weise Worte? Ja, ich wiederhole gerne nochmal, rufen Sie, liebe Kunden, lieber zweimal zu viel an als einmal zu wenig, informieren Sie sich bei uns. In letzter Konsequenz fragen Sie Ihre IHK, Ihr Zollamt. Fragen Sie Ihren Arzt oder Apotheker. Oder rufen Sie bei unserem Kundenservice an. Gerne. Insofern vielen Dank.

Ich fühle mich ein bisschen besser. Immerhin. Und wir hören uns wieder in der nächsten Folge von Simplify Shipping. Alle Rabattcodes und Links gibt es wie immer in den Shownotes. Das war eine neue Folge Simplify Shipping. Alle Folgen und Shownotes gibt’s auf letmeship.com/de/podcast. Bis zur nächsten Folge.

Mehr aus der Reihe gibt es im Blog. Dort finden Sie alle bisherigen Folgen auf einen Blick: Alle Folgen im Blog-Überblick.